Endress+Hauser zeitgemäß mit dem Modul zur Zeiterfassung TimeTrack

Schweizer und Präzisionsarbeit, eine ebenso bekannte wie renommierte Kombination. Endress+Hauser passt in dieser Tradition. Das Schweizer Unternehmen liefert von seiner niederländischen Niederlassung in Naarden aus Prozessinstrumente wie Niveaumesser und Drucktransmitter an Industrie und Behörden. Vor kurzem nahm das Unternehmen TimeTrack in Gebrauch, ein speziell von Metaware entwickeltes Modul zur Zeiterfassung auf Basis von Lotus Notes. TimeTrack vereinfacht den Prozess, beugt doppelter Arbeit vor und sorgt für eine vollständig digitale Stundenverarbeitung.

Endress+Hauser hat in den Niederlanden eine Verkaufs- und Serviceorganisation mit insgesamt 110 Mitarbeitern. Die Kunden variieren von Shell bis hin zu Wasserverbänden und von der Milchwirtschaftsindustrie bis hin zu Hochöfen. Innerhalb des Unternehmens gibt es eine Serviceabteilung mit ungefähr 30 Personen, von denen der Großteil aufgrund von Service-, Reparatur- oder Verwaltungsarbeiten oft vor Ort bei den Kunden ist. „Um ein gutes Bild der tatsächlichen Arbeitsstunden dieser Mitarbeiter zu erhalten, ist eine gute Stundenabrechnung wichtig, sowohl für das Management als auch für die Gehaltsabrechnung“, erklärt Serviceplaner und Qualitätsmanager Kees Riemer die Einführung von TimeTrack. „Wir arbeiten schon länger mit einer Anwendung zur Zeiterfassung, die uns jedoch nur in unserem Büro zur Verfügung stand und die darüber hinaus nicht jahrtausendfähig war. Nach 2000 haben wir diese Anwendung, die außerdem mit viel Papierarbeit und doppelten Eingaben verbunden war, mit Hängen und Würgen am Laufen gehalten.“

TimeTrack funktioniert auf der Grundlage von Lotus Notes und bietet den Servicetechnikern die Möglichkeit, ihre Stunden dezentral und digital zu rechtfertigen. „Wir benutzen noch andere Lotus Notes-Anwendungen in unserem Unternehmen und sind daher mit den Vorteilen vertraut, die eine Arbeit mit einer zentralen Datenbank, die zugleich dezentral zu erreichen ist, liefert.“

Kees Riemer verfolgte die Entwicklungen aufmerksam. Er kam bereits 1975 zu Endress+Hauser. Seit 1990, dem Jahr in dem das Unternehmen das ISO-9001-Zertifikat erhielt, kombiniert er seine Tätigkeit als Serviceplaner mit der Funktion des Qualitätsmanagers. Seit der Einführung von TimeTrack diesen Sommer wird der Tagesstatus der Techniker über das Netzwerk von Endress+Hauser ausgetauscht. „Die Techniker müssen also nicht ins Büro kommen, und wir benötigen auch kein Papier mehr.“ Bis vor kurzem wurde der Zeitstatus noch von einem Kurier ins Büro gebracht“, so Kees Riemer. Das scheint zwar übertrieben für etwas, das auch gut per Post oder Fax geht, doch der Kurier liefert auch Materialien und Arbeitsaufträge an die Techniker.

Im neuen Modul zur Zeiterfassung befindet sich ein Workflow für die Genehmigung des Stundenstatus. Der Stundenstatus wird nicht unbesehen an die Verwaltung geschickt. Nach dem Versenden über das Netzwerk kommt der Stundenstatus zur Genehmigung in die Serviceplanung. Einmal genehmigt, werden die Stunden weitergeleitet zur Gehaltsabrechnung. Kees Riemer über diesen Workflow: „Es ist eine enorme Verbesserung, die übrigens einwandfrei eingeführt wurde. Die Mitarbeiter von Metaware haben wirklich sehr gute Arbeit geleistet.“

Die Implementierung von TimeTrack hat auch die Managementfunktion verbessert. Informationen aus der Stundenabrechnung stehen nicht nur schneller und vollständiger, sondern auch digital zur Verfügung. „Wir wissen jetzt besser über die produktiven und unproduktiven Stunden, die Überstunden und Wartezeiten unserer Kollegen außerhalb des Büros Bescheid. Zeiterfassung funktioniert natürlich nur, wenn die Benutzer diszipliniert sind. Und auch über diese Disziplin kann Riemer sich nicht beschweren: „Die ist besser als früher, als wir noch Papier verwendeten. Außerdem verschickt TimeTrack eine automatische Erinnerung, wenn jemand vergessen hat, seine Stunden einzugeben.“ Von Seiten der Benutzer hat Kees Riemer übrigens keine Beschwerden gehört. „Und das bedeutet meistens, dass die Anwendung gut aufgenommen wurde.“