Intranet Schmieröl für die niederländischen IHKs

In einer Welt, in der Informationen stets schneller und breiter zur Verfügung stehen, suchen die niederländischen IHKs nach einer neuen Möglichkeit, um ihren Kunden noch besser zu Diensten sein zu können. Bereits 2004 startete die IHK Centraal Gelderland ein eigenes Intranet, um ihren Mitarbeitern mehr Kenntnisse und Tools anzubieten, um ein besseres Produkt zu liefern. Als eine Initiative für ein nationales Intranet für alle IHKs sich verzögerte, beschloss die IHK Veluwe und Twente das Erfolgskonzept von Centraal Gelderland zu übernehmen. In drei Monaten führte IBM Business Partner Metaware dieses Portal auf der Grundlage von WebSphere ein.

IT-Manager Gert Rijks von der IHK Centraal Gelderland ist bereits seit ungefähr zwei Jahren mit den großen Vorteilen, die das Intranet-Portal seinem Unternehmen geliefert hat, vertraut. „Als IHK muss man mehr bieten, als nur Auszüge von Unternehmensinformationen. Man muss als Wissenszentrum einen Mehrwert für die Kunden besitzen. Alle unsere Anwendungen laufen hier mit Lotus Notes. Mit WebSphere wurde ein tolles Portal drum herum gebaut, wodurch Informationen gebündelt werden. Unser gesamter Kernprozess befindet sich in diesem System. Wir können hier nicht mehr ohne arbeiten. Alle unsere Benutzer haben immer und überall Zugriff auf wichtige Informationen, und das führt zu einem besserem Produkt für unsere Kunden. Ich denke, dass mindestens die Hälfte unserer einhundertdreißig Kollegen das Portal intensiv benutzen.“

Metaware war verantwortlich für den Aufbau des Intranets, in dem Kalender, Mail, interne und externe News, Handbücher und andere Dinge für alle Benutzer griffbereit sind. „Metaware ist uns nicht unbekannt. Wenn es ein Projekt auf dem Gebiet von Lotus Notes gibt, dann wenden wir uns an Metaware“, erklärt Rijks die Entscheidung für das Groninger IT-Unternehmen. „Sie stehen in engem Kontakt mit dem letztendlichen Benutzer und übersetzen die Spezifikationsanforderungen schnell in Systeme und Lösungen, ohne dass das ursprüngliche Konzept vernachlässigt wird. Man will dem Benutzer ja auch kein unbegreifliches System vor die Nase setzen, auf der anderen Seite ist es jedoch äußerst wichtig, das System so einzurichten, dass man es immer noch beherrschen kann.“

Der Erfolg des Intranets blieb nicht unbemerkt. Die IHK Veluwe und Twente meldete sich bei seinem Nachbarn in Arnheim, wo die IHK Centraal Gelderland ihren Sitz hat. IT-Manager Rob Snijder: „Was macht man, wenn man innerhalb des eigenen Unternehmens zugesagt hat, im Januar 2006 ein funktionierendes Portal zu liefern. Als deutlich wurde, dass die nationalen Initiativen nicht schnell genug vorankommen, haben wir uns umgesehen.“ Im Oktober vorigen Jahres fanden die ersten ernsthaften Gespräche zwischen den Abteilungen von Rijks und Snijder statt. Anschließend führte Metaware in nicht einmal drei Monaten auch für die Abteilung Veluwe und Twente ein Portal mit Intranet ein, das sich auf die Strukturen des Portals von Arnheim stützte.

Rob Snijder hielt sein Versprechen und präsentierte das neue Portal am 1. Januar. „Das geschah natürlich schon mit allen nötigen Tricks. Am ersten Tag gab es auch noch nicht genügend Inhalt, um alles zu füllen, doch Technik und Basis funktionierten bereits prima. Zwischen Weihnachten und Neujahr wurden noch schnell alle Lizenzen in Ordnung gebracht“, erzählt Snijder über die hektische Phase vor der Einführung. „Nach einer kurzen Einführungsphase hat sich das Unternehmen inzwischen an das Portal gewöhnt und wird es von verschiedenen Abteilungen mit neuen Informationen gefüllt. Für uns bedeutet das nicht viel mehr Extraarbeit. Alles funktioniert sehr effizient und zur großen Zufriedenheit des Benutzers.“

Zeit, um sich auszuruhen, gibt es allerdings nicht. Rob Snijder und Gert Rijks wollen ihre Portals mit neuen Funktionen weiterentwickeln. Die beiden IT-Abteilungen werden sich auch in Zukunft austauschen. Gert Rijks über die Zusammenarbeit: „Veluwe und Twente hat erst von unseren Erfahrungen profitiert. Jetzt ergreifen wir die Initiative und profitieren mit Centraal Gelderland von ihrem Einsatz.“

Rob Snijder schaut zufrieden auf die schnelle Einführung zurück: „Die Zusammenarbeit mit sowohl unseren Kollegen in Arnheim als auch mit den Spezialisten von Metaware funktionierte prima. Es ist ein tolles Portal geworden, das nicht allzu viel Verwaltung benötigt. Über unsere Anwendungen in Lotus Notes wird alles in das Portal eingegeben. Dadurch stehen alle wichtigen Unternehmensinformationen und andere News an einem einzigen Ort zur Verfügung. Für viele ist das Starten des Portals der erste Arbeitsschritt des Tages. Es wird langsam zu Schmieröl in unserem Unternehmen.“