Toolware: digitales Werkzeug Pon Equipment und Metaware

Pon Equipment (PE) war auf der Suche nach einem Tool, um Geräte besser und effizienter verwalten zu können. In Zusammenarbeit mit Metaware wurde Toolware entwickelt, eine Anwendung, in der die Kraft von Lotus Notes und eine große Dosis Praxiserfahrung hervorragend zusammenarbeiten.

PE ist eine der vier Betreibergesellschaften der PON Organisation und liefert große Maschinen für die Umschlagindustrie und den Wald- und Straßenbau. Exkavatoren, Bagger, Asphaltierwagen, alle diese großen Maschinen werden von PE verkauft und müssen auch gewartet werden.

Die Benutzung der Geräte, die für die Wartung und Reparatur nötig sind, wurde von sechs verschiedenen Standorten aus verwaltetet. Der Austausch von Informationen und Wissen war dabei jedoch nur unzureichend. „Jeder benutzte dafür separate Tabellen. Wir wollten jedoch besser darüber Bescheid wissen, was in unserem Unternehmen vorhanden war und wie wir unsere Geräte besser nutzen konnten“, erklärt Quality Manager Henk van Berkum, wie es zu der Suche nach einem Tool, das dieses wachsende Bedürfnis erfüllen konnte, kam. Ein besserer Einblick für die Benutzer, eine bessere Investierungsplanung und gute Kalibrierungs- und Wartungsüberwachung sind die Ergebnisse der fruchtbaren Zusammenarbeit. Die Toolware wurde erst vollständig bei PE eingeführt und danach auch bei den Kollegen der Arbeitsgesellschaften in der Gruppe.

Metaware ist für PE kein unbekanntes Unternehmen, als Van Berkum seine Wünsche äußert. „Wir benutzen zum Beispiel bereits seit Jahren das Qualitätspaket Isoware und kennen daher auch die Vorteile einer auf Lotus Notes basierten zentralen Datenbank“, erklärt Van Berkum. „Auch für dieses Tool war eine zentrale Datenbank der Ausgangspunkt. Einerseits, um die Verwaltungsarbeiten zu vereinfachen, doch andererseits sicher, um die Verwaltung unserer Dokumente eindeutiger zu machen und diese Informationen auch einfacher mit den Benutzern teilen zu können.“ Nach einer Phase des Überlegens und Formulierens der Wünsche wurde in Zusammenarbeit mit Metware mit der Entwicklung der neuen Anwendung begonnen. Wenn die Testphase abgerundet ist, wird Toolware überall in den Niederlanden eingeführt. Danach folgen auch die Arbeitsgesellschaften der Pon Gruppe in Dänemark, Schweden und Norwegen. Außer den sechs Niederlassungsverwaltern in Amsterdam, Beilen, Arnheim, Valkenswaard, Papendrecht und Goes werden auch fünf Außendienstkoordinatoren und fünfzig Monteure die Anwendung vielfältig benutzen.

Lotus Notes bietet auch die Möglichkeit, die Anwendung immer und überall zu benutzen, doch vorerst kann man nur von den PE-Bürostandorten aus in die Datenbank gelangen. Im Feld können die Benutzer mit einer lokalen Version arbeiten, die in dem Moment, da sie ihre Laptops wieder an das bestehende Netzwerk anschließen, aktualisiert wird.

Van Berkum hatte bei dem Übergang mit wenig Widerstand zu kämpfen. Und obwohl die Anwendung noch nicht vollständig eingeführt wurde, erwartet er nicht, dass es noch viel Widerstand geben wird. „Die Reaktionen, die wir von den Verwaltern der Maschinen erhalten, sind sehr positiv. Der gute Zugang zu der Anwendung sowie das Teilen von Wissen sind für die Benutzer en Schritt vorwärts.“

In die Anwendung wurden unter anderem eine Reservierungs- und eine Kalibrierungsfunktion eingebaut. Von jeder Maschine, die bei PE benutzt wird, kann der letzte Stand ganz einfach abgefragt werden. Darüber hinaus kann man sehen, ob die Maschine für Wartungsarbeiten eingesetzt wird und auch, wann das Material wieder für andere Monteure zur Verfügung steht. „Wir wissen nun ganz genau, welche Maschinen im Unternehmen sind und wann diese selbst gewartet und kalibriert werden müssen. Dadurch können wir auch zielgerichteter investieren“, fasst Van Berkum die Vorteile zusammen. Er erwartet, dass die Investierung in Toolware sich schon bald zurückverdient. „Doch das ist sicher nicht das Wichtigste. Der Gewinn kommt vor allem aus der Eindeutigkeit, dem Teilen von Wissen und der Benutzerfreundlichkeit.“