Endress+Hauser bij de tijd met tijdschrijfmodule TimeTrack

Zwitsers en precisiewerk, een even bekende als vermaarde combinatie. Endress+Hauser past in die traditie. Het Zwitserse bedrijf levert vanuit zijn Nederlandse vestiging in Naarden procesinstrumentatie als niveaumeters en druktransmitters aan industrie en overheid. Onlangs nam het bedrijf TimeTrack in gebruik, een speciaal door Metaware ontwikkelde tijdschrijfmodule op basis van Lotus Notes. TimeTrack vereenvoudigt het proces, voorkomt dubbel werk en zorgt voor een volledig digitale urenverwerking.

Endress+Hauser heeft in Nederland een verkoop- en serviceorganisatie van in totaal 110 personen. De klanten variëren van Shell tot waterschappen en van de zuivelindustrie tot Hoogovens. Binnen het bedrijf bestaat de service afdeling uit circa 30 personen, waarvan het merendeel veelal bij klanten zit voor service, onderhoud en reparatie. “Om goed inzicht te krijgen in hun tijdbesteding is een goede urenadministratie van belang, voor zowel het management als voor de Salarisadministratie”, verklaart Serviceplanner en Kwaliteitsmanager Kees Riemer de komst van TimeTrack. “We hadden al veel langer een tijdschrijfapplicatie, maar die was alleen op ons kantoor beschikbaar en bovendien niet millenniumbestendig. Na 2000 hebben we die met kunst- en vliegwerk in de lucht gehouden. Daarnaast leverde de oude applicatie ook veel papierwerk en dubbele invoer op.”

TimeTrack is gebaseerd op Lotus Notes en biedt de servicetechnici de mogelijkheid om decentraal en digitaal hun uren te verantwoorden. “We gebruiken meer Lotus Notes-toepassingen in onze organisatie en we kennen dus de voordelen van het werken met een centrale database, die ook decentraal te benaderen is.” Kees Riemer heeft de ontwikkelingen op de voet gevolgd. Al in 1975 kwam hij bij Endress+Hauser. Sinds 1990, het jaar dat Endress+Hauser het ISO-9001 certificaat ontving, combineert hij zijn baan als Serviceplanner met de functie van Kwaliteitsmanager.

Sinds het live gaan van TimeTrack deze zomer worden de dagstaten van de technici uitgewisseld via het netwerk van Endress+Hauser. “De technici hoeven dus niet naar kantoor te komen en er komt geen papier meer aan te pas. Tot voor kort werden de tijdstaten door een koerier naar kantoor gebracht”, aldus Kees Riemer. Dat lijkt zwaar geschut voor iets dat ook prima per post of fax kan, maar de koerier levert ook materialen en werkopdrachten aan de technici.

In de nieuwe tijdschrijfmodule zit een workflow voor goedkeuring van de urenstaten. De urenstaten worden niet ongezien de Administratie in gestuurd. Na verzending via het netwerk komen de staten ter goedkeuring te liggen bij Serviceplanning. Eenmaal goedgekeurd worden de uren doorgestuurd naar de Salarisadministratie. Kees Riemer over deze workflow: “Het is een hele verbetering, die overigens vlekkeloos is ingevoerd. De mensen van Metaware hebben echt zeer goed werk geleverd.”

De implementatie van TimeTrack heeft ook de managementinformatie verbeterd. Gegevens uit de urenadministratie zijn sneller, completer en digitaal beschikbaar. “We hebben nu een beter inzicht in de productieve en niet-productieve uren, de overuren en wachttijden van onze collega’s in het veld. Tijdschrijven valt of staat natuurlijk bij de discipline van de gebruikers. En ook over die discipline heeft Riemer niet te klagen: “Die is beter dan in de papieren tijd. Bovendien geeft TimeTrack een automatische reminder als iemand eens vergeten is zijn uren in te voeren.” Vanuit de gebruikerskant heeft Kees Riemer overigens geen klachten ontvangen. “En dat betekent doorgaans dat de applicatie goed is ontvangen.”

Share |