Intranet smeerolie voor Kamer van Koophandel
In een wereld waarin informatie steeds sneller en steeds breder beschikbaar is zoeken de Kamer van Koophandel naar nieuwe mogelijkheden om hun klanten nog beter van dienst te zijn. Al in 2004 startte de KvK Centraal Gelderland met een eigen intranet om zijn medewerkers meer kennis en tools te geven om een beter product te leveren. Toen een initiatief voor een nationaal intranet voor alle KvK’s vertraging opliep, besloot de KvK Veluwe en Twente het succesnummer uit Centraal Gelderland over te nemen. In drie maanden tijd zette IBM Business Partner Metaware dit portaal neer.
IT manager Gert Rijks van de KvK Centraal Gelderland kent al zo’n twee jaar de enorme voordelen die de intranet-portal zijn organisatie heeft gebracht. Als Kamer van Koophandel moet je meer bieden dan alleen uittreksels van bedrijfsgegevens, je moet als kenniscentrum toegevoegde waarde hebben voor je klanten. Wij draaien hier al onze applicaties op Lotus Notes. Daar is een mooie portal omheen gebouwd, waardoor een bundeling van informatie ontstaat. Ons hele kernproces zit erin. Wij kunnen hier niet meer zonder. Al onze gebruikers kunnen altijd en overal bij belangrijke gegevens en dat zorgt voor een beter product aan onze klanten. Ik denk dat tenminste de helft van onze honderddertig collega’s de portal intensief gebruikt.”
Metaware tekende voor de opbouw van het intranet, waarin agenda’s, mail, intern en extern nieuws, handboeken en andere zaken voor alle gebruikers binnen handbereik zijn. “Metaware is geen onbekende voor ons. Als er een project is op het gebied van Lotus Notes, dan weten we ze te vinden”, verklaart Rijks de keuze voor de Groningse applicatiebouwer. “Ze houden veel contact met de eindgebruiker en ze maken vanuit specificatie-eisen snel de vertaalslag naar systemen en oplossingen, zonder dat het oorspronkelijk concept wordt verwaarloosd. Je wilt de gebruikers niet met iets onbegrijpelijks opzadelen, maar aan de andere kant is het een must om je systeem beheersbaar te houden.”
Het succes van het intranet bleef niet onopgemerkt. KvK Veluwe en Twente klopte aan bij zijn buur in Arnhem, waar de KvK Centraal Gelderland is gehuisvest. IT Manager Rob Snijder: “Wat moet je als je binnen je eigen organisatie commitment hebt afgegeven voor een werkende portal per januari 2006. Toen duidelijk werd dat nationale initiatieven niet snel genoeg van de grond kwamen zijn we om ons heen gaan kijken.” In oktober vorig jaar vonden de eerste serieuze gesprekken plaats tussen de afdelingen van Rijks en Snijder. Vervolgens zette Metaware in amper drie maanden tijd ook voor de afdeling Veluwe en Twente een portal met intranet neer, geschoeid op de structuren van Arnhem.
Rob Snijder hield woord en presenteerde op 1 januari de nieuwe portal. “Dat ging wel met het nodige kunst- en vliegwerk en er was op die eerste dag nog onvoldoende content om alles te vullen, maar de techniek en de basis werkten al prima. Tussen Kerst en Nieuwjaar zijn nog snel alle licenties in orde gemaakt”, vertelt Snijder over de hectische fase voor de lancering.
“Na een korte introductieperiode is de organisatie inmiddels gewend aan de portal en wordt de portal door verschillende afdelingen gevoed met nieuwe informatie. We hebben er zelf niet al te veel extra werk aan. Alles werkt zeer efficiënt en tot grote tevredenheid bij de gebruiker.”
Tijd om achterover te leunen is er echter niet. Rob Snijder en Gert Rijks willen hun portals doorontwikkelen met nieuwe functionaliteiten. De twee IT-afdelingen blijven ook in de toekomst kennis uitwisselen. Gert Rijks over de samenwerking: “Veluwe en Twente hebben eerst geprofiteerd van onze ervaringen. Nu nemen zij het voortouw en kunnen wij met Centraal Gelderland profiteren van hun inzet.”
Terugkijken op de snelle implementatie doet Rob Snijder met tevredenheid: “De samenwerking met zowel onze collega’s in Arnhem als de specialisten van Metaware is prima verlopen. Het is een prima portal geworden, die niet al te veel onderhoud nodigt heeft. Onze applicaties in Lotus Notes voeden de portal, waardoor alle belangrijke bedrijfsinformatie en ander nieuws op een punt beschikbaar is. Voor velen is het opstarten van de portal het eerste wat ze doen als ze de dag beginnen. Het is de smeerolie in onze organisatie aan het worden.”