Toolware: digitaal gereedschap Pon Equipment en Metaware

Pon Equipment (PE) zocht een tool om gereedschappen beter en efficiënter te kunnen beheren. In samenwerking met Metaware is toolware ontwikkeld, een applicatie waarin de kracht van Lotus Notes en een grote dosis praktijkervaring uitstekend samengaan. .

PE is een van de vier operating companies die onderdeel uitmaken van PON Organisatie en levert grote machines voor overslag, bos- en wegenbouw. Grondverzetmachines, graafmachines, asfalteerwagens, al dit groot materieel wordt door PE verkocht en al dit zwaar materieel moet ook worden onderhouden. Vanuit zes verschillende werklocaties hielden beheerders het gebruik van de gereedschappen bij, die voor het onderhoud en reparaties nodig zijn. De uitwisseling van gegevens en kennis was hierbij onvoldoende. “Iedereen deed dit op aparte spreadsheets. De behoefte ontstond om beter van elkaar te weten wat we in huis hadden en hoe we onze gereedschappen beter konden benutten”, vertelt Quality Manager Henk van Berkum de aanleiding van zijn zoektocht naar een tool die in deze groeiende behoefte kon voorzien.

Beter inzicht voor de gebruikers, een betere investeringsplanning en goede kalibratie- en onderhoudsbewaking zijn de resultaten van de vruchtbare samenwerking. Toolware zal eerst volledig worden uitgerold bij PE en daarna ook bij de collega werkmaatschappijen in de groep.

Metaware is geen onbekende voor PE als Van Berkum in de nazomer zijn wensen bekend maakt. PE. “Wij gebruiken bijvoorbeeld al jaren het kwaliteitspakket isoware en we kennen dus ook de voordelen van een op Lotus Notes gebaseerde centrale database”, legt Van Berkum uit. “Ook voor deze tool was een centrale database het uitgangspunt. Enerzijds om de beheertaken te vereenvoudigen, maar anderzijds zeker ook om meer eenduidigheid te krijgen in het beheer van onze documenten en om deze gegevens ook gemakkelijker te delen met de gebruikers.” Na de aftastfase en het formuleren van de wensen is in samenwerking met Metaware begonnen met ontwikkeling van de nieuwe applicatie. Als de testfase is afgerond gaat toolware “live” in heel Nederland. Daarna volgen ook de werkmaatschappijen van de Pon Groep in Denemarken, Zweden en Noorwegen. Behalve de zes vestigingbeheerders in Amsterdam, Beilen, Arnhem, Valkenswaard, Papendrecht en Goes zullen ook vijf buitendienstcoördinatoren en vijftig monteurs de applicatie veelvuldig gaan gebruiken.

Lotus Notes biedt ook de mogelijkheid om de applicatie overal en altijd te gebruiken, maar vooralsnog is de database alleen op de PE -kantoorlocaties te benaderen. In het veld kunnen de gebruikers met een lokale versie gaan werken, die wordt ververst op het moment dat zij hun laptops weer aansluiten op het bestaande netwerk.

Van Berkum ondervindt weinig weerstand bij de overstap. En hoewel de applicatie nog niet volledig is uitgerold, verwacht hij niet dat er alsnog een storm zal opsteken. “We krijgen enthousiaste reacties van de gereedschapsbeheerders. Zeker de grote toegankelijkheid van de applicatie en de kennisdeling zijn een stap voorwaarts voor de gebruikers.”

In de applicatie zijn onder meer een reserveer- en een kalibratiefunctie ingebouwd. Van elk gereedschap dat PE gebruikt is zo bekend wat de status is, of het gereedschap wordt ingezet bij onderhoudswerkzaamheden en ook wanneer het materieel weer beschikbaar komt voor andere monteurs. “We weten nu precies wat we in huis hebben en wanneer onze gereedschappen zelf aan onderhoud of kalibratie toe zijn. Hierdoor kunnen we ook gerichter investeren”, somt Van Berkum de voordelen op. Hij verwacht dat de investering in toolware zich op korte termijn al terugverdient. “Maar dat is zeker niet het belangrijkste. De winst zit hem met name in eenduidigheid, kennisdeling en gebruiksgemak.”

Share |
 
Jöran de Wit Direct chatten

E-mail: Jöran de Wit