Geen e-books, brochures maar direct een kwaliteitssysteem op proef
E-books, brochures, whitebooks, .. De 'klassieke' manier om informatie op te doen, bijvoorbeeld voor het opzetten en onderhouden van een kwaliteitssysteem. Maar waarom niet meteen een kwaliteitssysteem op proef?
Vergelijk het met het kopen van een auto. Je kan naar glimmende folders kijken, door de etalageruiten turen, maar de meeste inzichten doe je op bij het maken van een proefrit. Het confronteert je met wat je wil. Wat is nodig, wat zijn leuke extra's ...
Met een kwaliteitssysteem kan je hetzelfde doen! Je confronteert jezelf (en de organisatie ...) met wat nodig is, hoe je wilt werken en of het uitvoerbaar is. De manier van werken hangt wel af van het volwassenheidsniveau van de organisatie. Daarom eerst een overzicht en uitleg van de volwassenheidsstadia.
Kwaliteitssysteem - de volwassenheidsstadia
Op hoofdlijnen zijn de stadia van een kwaliteitssysteem in een aantal stappen te beschrijven:
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
- Geintegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards 
Kwaliteitssysteem op proef
Een kwaliteitssysteem is snel en simpel klaar te zetten. In 60 seconden online door op de knop Probeer Nu te klikken of op deze link.
In een webdemo is extra uitleg mogelijk. Maar wat belangrijker is, je kan je eigen werkwijze vorm geven. Je kan toewerken naar een concept om aan de eigen organisatie voor te leggen (PoC - Proof of Concept).