Audit formulier? Goed voorbereiden en dan als mobiele app

Begin niet meteen met het audit formulier. Om een goede audit uit te kunnen voeren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De belangrijkste voorwaarden voor een interne audit zijn:

Auditplanning afgestemd op kritische veiligheidsaspecten
Voldoende getrainde en onafhankelijke auditoren
Draagvlak van management
Voldoende voorbereiding
Doorvragen in interviews voor voldoende diepgang
Effectieve rapportage met aandacht voor verbeteringen
Audits worden als management tool gebruikt

Voor de registraties in een audit kunnen formulieren worden gemaakt: auditplanning of auditschema, auditprogramma, auditrapport, auditafwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het auditproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan simpel gezegd noodzakelijk. En dan meteen als mobiele app.

Meteen proberen? Probeer Nu.

Het begint met een auditplanning of auditschema, wanneer moet welk proces of welke afdeling worden geaudit. Per audit dient een auditprogramma of vragenlijst beschikbaar te zijn. De auditresultaten komen weer in een auditrapport of verslag. Wordt niet aan een criterium voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een auditafwijking of observatie. Op zo’n auditafwijking dient de auditee (degene die wordt geaudit) te reageren met een verbetervoorstel.

In tabelvorm:

Formulier	Doel	Wat vastleggen	Betrokkenen
Auditplanning Auditschema	Vastleggen wanneer welke afdeling, welk proces wordt geaudit Aantonen dat alle relevante afdelingen, processen aan bod komen.	Welke audits Frequentie Status (optioneel)	Manager (Lead) auditor
*Auditprogramma*	In meer detail betreffende audit uitwerken (werkprogramma) Aantonen dat alle relevante normitems aan bod komen	Welke onderwerpen / interviews Welke normitems Welke vragen stellen (optioneel)	(Lead) auditor Auditee Te interviewen personen
*Auditrapport*	Resultaten audit vastleggen Aantonen dat audit is uitgevoerd	UItgevoerde onderwerpen / interviews Resultaten Afwijkingen	(Lead) auditor Auditee Geïnterviewde personen
*Auditafwijking*	Betreffende afwijking vastleggen Te gebruiken als volgdocument voor verbetering	Afwijking Normitem Correctie Oorzaakanalyse Correctieve actie	(Lead) auditor Auditee

Verschillende personen spelen dus een rol in het auditproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier interne audit waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Een mobiele app is dan makkelijk. Met een workflow dwing je een goed audit proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie. Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een mobiele app als audit formulier.

[Klik op afbeelding om formulier te gebruiken. Het formulier bouwt zich op in de workflow. Resultaten in de demo-omgeving.]

Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op voor onze business partners.