Kwaliteit met een kwaliteitssysteem
Je kwaliteitssysteem is er al sinds de 90-er jaren. Je kwaliteitssysteem is gegroeid, in volwassenheid én omvang. Het papieren kwaliteitshandboek is al lang de deur uit. Maar waar sta je nu?
Een kwaliteitsysteem is als een regelsysteem. Als de kamerthermostaat thuis, die de kamertemparatuur regelt. In 'kwaliteitstaal': je wil een PDCA - Plan Do Check Act - cyclus actief hebben. Je monitort of je je kwaliteitsdoelen of KPI's -Key Performance Indicators - haalt en stuurt zonodig bij.
Dit vraagt om structuur en samenhang in de documentatie als procedures, protocollen, instructies en beleidsstukken aan de ene kant en registraties of metingen aan de andere kant. Door overzicht kan je van reactief naar proactief handelen overgaan, een kenmerk van het volwassenheidsstadium.
Hieronder een overzicht van de volwassenheidsstadia en de manier waarop dit te implementeren is.
Managementsysteem - de volwassenheidsstadia
Op hoofdlijnen zijn de stadia van een 'handboek' naar een managementsysteem in een aantal stappen te beschrijven:
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
- Geintegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards 
Functionaliteiten - kwaliteitssysteem
Een kwaliteitssysteem is breed van opzet: de beschrijving van de processen versus de operationele uitvoering. In feite de bekende slogan: 'Zeg wat je doet en doe wat je zegt.' Een kwaliteitssysteem is dan ook opgebouwd uit verschillende componenten: het beschrijvende deel met documentmanagement en referenties naar vereiste norm-items, het risico-overzicht inclusief risicobehandelplan en dan alle gerelateerde control processen (afhandeling afwijkingen, audits, klachtenprocedure, check operational excellence, ..).
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een volwassen kwaliteitssysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzichten per functie, proces, norm-item, ..
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’ met filtering en zoeksuggesties
|
| Workflow sturing |
- Workflowprocessen voor beoordeling, autorisatie, wijziging
- Zelf te definiëren workflow indien nodig
- Leesbevestiging als registratie belangrijk is (bv veiligheidsinstructies)
- Kwaliteitskalender om activiteiten te structuren
|
| Risico gebaseerd |
- Overzicht bedreiging, risico's met classificatie
- Beheersmaatregelen voor risicomitigatie
- Effectiviteitsbeoordeling van operationele maatregelen
|
| Integratie |
- Samenbrengen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'
- Documentatie en registratie in een
- Eén platform als toegang, maar gekoppeld met andere omgevingen
- Toegang vanaf verschillende devices: desktop, tablet, mobiel
|
| Uitbreidbaar |
- Zelf te definiëren formulieren
- Meerdere toepassingen binnen hetzelfde platform
- Voor elk werkgebied, activiteit en eigen werkomgeving
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Weten waar naar wordt gekeken
- Zelf te definiëren grafieken
- Gepersonaliseerd widgets
- Zwakheden registreren en specifiek monitoren
|
| Keten / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Kwaliteit in beeld
Wat is het concept van het huidige managementsysteem, samengevat in één beeld.
Het begint met de 'drivers', de aanjagers, voor het beheersen van je organisatie en die je dwingen tot een effectief managementsysteem: de doelen, klanteisen, (verplichte) processen of contracten en wetgeving. 'Enablers' maken het uiteindelijk mogelijk om het gewenste resultaat te krijgen, een tevreden klant. Het managementsysteem faciliteert de 'enablers' in signalering, analyse tools of sturingsmogelijkheden.
Weten wat een managementsysteem kan?
Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden onze cloudoplossing klaar, softwaretool voor managementsystemen: documentatie, risico-analyse, meldingen, audits, leveranciersbeoordelingen, ... En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...
