Kwaliteitssysteem integreren. Hoe?
Een kwaliteitssysteem integreren? Of beter gezegd de verschillende managementsysteem integreren tot één. Voor kwaliteit, arbo en milieu, maar ook bijvoorbeeld informatiebeveiliging of veiligheid. De internationale ISO-normen voor managementsystemen bieden een goede mogelijkheid door hun HLS - High Level Structure of tegenwoordig HS - Harmonized structure. De vergelijkbare hoofdstukstructuur maakt dit mogelijk.
Een digitaal (kwaliteits)management systeem is dan wel heel wenselijk omdat je dan dezelfde opzet van het managementsysteem hebt, maar toch duidelijk wilt hebben welk onderdeel of document bij welke norm hoort. Bijvoorbeeld tijdens een audit. Een goede labelling maakt dit mogelijk.
Voordat makkelijk tot integratie kan worden overgegaan, is het goed te beseffen waar de organisatie nu staat. Hoe volwassen is het managementsysteem (zijn de verschillende managementsystemen), wat zijn de uitgangspunten en hoe moet de nieuwe opzet eruit zien (vergelijkbaar met de HS-structuur?).
Pas dan is het makkelijk de integratie te starten in een digitaal managementsysteem.
Kwaliteitssysteem - de volwassenheidsstadia
Op hoofdlijnen zijn de volgende volwassenheidsstadia in een kwaliteitssysteem te onderscheiden:
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
- Geïntegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Kwaliteitssysteem - uitgangspunten
Bij het opzetten, aanschaffen van een digitaal managementsysteem spelen de volgende aspecten:
- Certificering
Kijk of het kwaliteitssysteem in een certificeringstraject goed bruikbaar is, zoals bij ISO 9001.
- Aanpasbaarheid
Zorg ervoor dat het systeem aanpasbaar is aan de specifieke eisen van jouw organisatie.
- Integratie
Het kwaliteitssysteem moet in staat zijn om de verschillende aspecten binnen het managementsysteem te integreren
- Beveiligingsfuncties
Controleer of het kwaliteitssysteem beveiligingsfuncties heeft zoals toegangscontrole (eventueel 2FA), rollenstructuur, georedundantie.
- Gebruiksvriendelijkheid
Kijk of het kwaliteitssysteem eenvoudig te gebruiken is voor zowel beheerders als gebruikers.
- Ondersteuning en updates
Zorg ervoor dat het kwaliteitssysteem ondersteuning biedt en regelmatig updates ontvangt om de beveiliging en functionaliteit up-to-date te houden.
Kwaliteitssysteem - opzet
Het geïntegreerde managementsysteem kan worden opgezet volgens de HLS of HS indeling. In alle normen komen deze hoofdstukken voor.
De HLS of HS indeling is:
- Context van de organisatie
- Leiderschap
- Planning
- Ondersteuning
- Uitvoering
- Evaluatie van de prestaties
- Verbetering
Nadeel is dat veel documenten of procesbeschrijvingen in hoofdstuk 5 Uitvoering terecht komen. Daarom wordt ook vaak een andere, maar wel breed toepasbare, indeling gebruikt:
- Beleid en organisatie
- Management processen
- Primaire processen
- Ondersteunende processen
Van kwaliteitssysteem naar (digitaal) managementsysteem en integratie
Als de gewenste opzet duidelijk is, kan een pilot worden gestart met het digitale managementsysteem. De gewenste opzet, structuur en naamgeving wordt vervolgens daarin geconfigureerd. Alle (goede) onderdelen van de oudere managementsystemen kunnen nu worden overgezet. Als het hangen van de 'ballen in een kerstboom' .......
Uitproberen? Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden dit managementsysteem platform klaar, softwaretool voor een geïntegreerd managementsysteem: documentatie, risico-analyse, meldingen, audits, leveranciersbeoordelingen, ... Voor kwaliteit, arbo, milieu, informatiebeveiliging, veiligheid, ..... En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...
