VCA audit formulier? Goed voorbereiden en dan meteen digitaal
Begin niet meteen met het VCA audit formulier. Om een goede audit uit te kunnen voeren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De belangrijkste voorwaarden voor een interne VCA audit zijn:
- Auditplanning afgestemd op kritische veiligheidsaspecten
- Voldoende getrainde en onafhankelijke auditoren
- Draagvlak van management
- Voldoende voorbereiding
- Doorvragen in interviews voor voldoende diepgang
- Effectieve rapportage met aandacht voor verbeteringen
- Audits worden als management tool gebruikt
Voor de registraties in een VCA audit kunnen formulieren worden gemaakt: auditplanning of auditschema, auditprogramma, auditrapport, auditafwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het auditproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan simpel gezegd noodzakelijk.
Meteen proberen? Probeer Nu.
Het begint met een auditplanning of auditschema, wanneer moet welk proces of welke afdeling worden geaudit. Per audit dient een auditprogramma of vragenlijst beschikbaar te zijn. De auditresultaten komen weer in een auditrapport of verslag. Wordt niet aan een VCA / veiligheidscriterium voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een auditafwijking of observatie. Op zo’n auditafwijking dient de auditee (degene die wordt geaudit) te reageren met een verbetervoorstel.
In tabelvorm:
Formulier
|
Doel
|
Wat vastleggen
|
Betrokkenen
|
Auditplanning
Auditschema |
Vastleggen wanneer welke afdeling, welk proces wordt geaudit
Aantonen dat alle relevante afdelingen, processen aan bod komen. |
Welke audits
Frequentie
Status (optioneel) |
Manager
(Lead) auditor |
| Auditprogramma |
In meer detail betreffende audit uitwerken (werkprogramma)
Aantonen dat alle relevante normitems aan bod komen |
Welke onderwerpen / interviews
Welke normitems
Welke vragen stellen (optioneel) |
(Lead) auditor
Auditee
Te interviewen personen |
| Auditrapport |
Resultaten audit vastleggen
Aantonen dat audit is uitgevoerd |
UItgevoerde onderwerpen / interviews
Resultaten
Afwijkingen |
(Lead) auditor
Auditee
Geïnterviewde personen |
| Auditafwijking |
Betreffende afwijking vastleggen
Te gebruiken als volgdocument voor verbetering |
Afwijking
Normitem
Correctie
Oorzaakanalyse
Correctieve actie |
(Lead) auditor
Auditee |
Verschillende personen spelen dus een rol in het VCA auditproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier VCA interne audit waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een goed audit proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie. Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een digitaal VCA audit formulier.
[klik hier voor een toelichting. Het formulier bouwt zich op in de workflow. Resultaten in de demo-omgeving.]
Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op voor onze business partners.