Audit

- simpel en innovatief -

Audit. Een audit is een systematische periodieke controle die wordt verricht door een auditor. Kortweg ‘auditen’ genoemd. Een audit is een activiteit waarbij de risico’s of tekortkomingen in een proces of organisatie worden geïdentificeerd. Voldoet een proces of organisatie aan het referentiekader, meestal een norm (ISO 9001, 14001, 27001, NEN7510, ..). Er wordt nagegaan in welke mate de bestaande beheersmaatregelen de risico's voldoende dekken en of een PDCA (Plan - Do - Check - Act) cyclus aanwezig is. 
Het woord audit is afgeleid van een Latijnse woord "audire", wat betekent "om te horen". De auditor die de audit uitvoert, dient onafhankelijk zijn. Een belangrijke eis. Het is van belang dat de auditor geen processen beoordeelt waar hij zelf verantwoordelijk voor is en dus geen belang heeft bij de resultaten van de audit. De auditor onderzoekt op basis van vragenlijsten of checklists of de realiteit overeenkomt met de gewenste gang van zaken. Gebeurt dit door eigen medewerkers, dan is het een interne audit. Gebeurt door (onafhankelijke) externen dan is het een externe audit. De auditor constateert eventuele (structurele) afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijking, om vervolgens deze bevindingen aan de auditee (degene die de audit ondergaat) te rapporteren. Meestal is dit de directie of bij groterere organisaties het management. De uitkomsten van een auditprocedure worden in een rapport vastgelegd. De auditee moet weer zorgen dat de geconstateerde bevindingen effectief - ter beoordeling van de auditor - worden opgelost.  

Maar maak het audit proces eerst simpel en voert het dan op een innovatieve manier uit ...

Audit - simpel

In een 'klassieke' audit heeft iedereen zijn eigen 'Word-documentje' en misschien ook nog opgeslagen op zijn eigen 'plekje'. Door eerst het proces goed te structureren, de documentatie uniform te maken en de gegevens centraal op te slaan is veel te winnen.

De 1e stap: maak het auditproces simpel. Om te komen tot een simpel auditproces en werkwijze een aantal basisregels:

1. Voorbereiding en planning
   Definieer een duidelijk doel van de audit en geef aan wat moet worden bereikt. Zorg voor een helder (workflow) proces, wat doet wat wanneer. Een tijdspad en attenderingsmomenten zijn daarbij handig. Zorg daarnaast voor een praktische toelichting over werkwijze en auditmethode.
    
2. Objectiviteit en onafhankelijkheid
   Een auditor moet onafhankelijk zijn om vooringenomenheid te voorkomen. Een samenwerkingsplatform met toegang voor de verschillende betrokkenen ondersteunt dit. Van auditor wordt verder integriteit en vertrouwelijkheid verondersteld.
    
3. Documentatie
   Een van de 'deliverables' is het auditrapport. Maak dit auditrapport uniform, maar wel zo flexibel dat het breed is toe te passen. Bevindingen moeten worden onderbouwd. Gebruik dan praktische digitale toepassingen om de bewijsstukken up te loaden.
    
4. Evaluatie beheersmaatregelen
   In een audit moet de effectiviteit van de beheersmaatregelen worden getoetst, rekening houdend met het normkader. Zorg er voor dat het normenkader op een praktische wijze toegankelijk is tijdens de audit, zonodig aangevuld met een eigen vragenlijst.
    
5. Duidelijke rapportage
   Een auditee (degene die de audit ondergaat) kan een audit een spannende aangelegenheid vinden. Een duidelijke en gestructureerde rapportage geeft dan grote voordelen: nauwkeurig verwoorde bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Een duidelijke structuur van het auditrapport heeft dan grote voordelen.
    
6. Follow-up
   De belangrijkste bevindingen moeten leiden tot een effectieve implementatie van verbeteringen. Een goede voorgedefinieerde workflow helpt daarbij: wie doet wat wanneer. Inzichtelijk voor alle betrokkenen. Eigenlijk zijn er 2 workflows: één voor de audit zelf en één voor de opvolging van de bevindingen.

Na de regels de auditsoftware.
En pas dan meteen de basisregels innovatief toe ...