Online audit formulier maken: eerst de gouden regels dan de software ..
Uit het kenniscentrum van Metaware.
Zoekwoorden: audit formulier, audit, online, digitaal, bevinding, feitenrapport, afwijking, online formulier, webformulier, software formulier, formulieren maken
Duidelijk online audit formulieren besparen een hoop werk achteraf. Denk bij het succesvol online formulieren maken voor audits aan de volgende 10 gouden regels:
- Duidelijk doel
Maak de gebruiker (auditor en auditee) duidelijk wat het doel van het formulier is en dat invullen zinvol is (auditor: bevinding; auditee: correctie, oorzaakanalyse en corrigerende maatregel). Leg uit wat verwacht wordt en wat met het auditformulier gaat gebeuren. Voorkom nutteloos ingevulde formulieren. En geeft het formulier natuurlijk een duidelijke titel.
- Relevante en duidelijk vragen
Stel duidelijke, enkelvoudige vragen. Eén ding tegelijk en hou de vragen in het formulier kort en bondig. De vragen zijn natuurlijk relevant voor het doel van het formulier.
- Juiste velden
Pas de juiste velden toe, overeenkomend met de vraag. Markeer verplichte velden met een *. Meerkeuze vragen moeten glashelder zijn. Tekstvakken moeten voldoende ruimte geven. Pas waar nodig datumvelden toe.
- KISS: Keep It Simpel and Stupid
Maak het auditformulier kort en bondig. Gebruik context gevoelige velden in het auditformulier zodat de invuller alleen vragen te zien krijgen die op hem van toepassing zijn. Denk aan KISS.
- Toelichting vooraf
Geef de toelichting vooraf. Dit voorkomt foutief invullen van het online auditformulier. Wees in de toelichting zo beknopt en duidelijk mogelijk.
- Foutloos
Formulieren moeten foutloos zijn. Om te zorgen dat ze met zo min mogelijk moeite worden ingevuld en om afhakers te voorkomen. Het gaat bij auditees vaak om onwetende gebruikers, die voor het eerst het online auditformulier invullen!
- Alledaagse taal
Gebruik alledaagse taal, met uitsluitend nuttige informatie. Kort en leesbaar. Vermijd jargon. Maak het scanbaar.
- Gevecht om de vierkante millimeter
Online auditformulieren worden steeds meer op mobile devices ingevuld; een gevecht om de vierkante millimeter. Zorg ervoor dat ook met een klein invulscherm, het online audit formulier goed is in te vullen. Gebruik een formulier met responsive design.
- Na verzenden
Maak de gebruiker, zeker de auditee, duidelijk wat er na het verzenden gebeurt met het auditformulier en ZIJN gegevens. Maak zonodig al in het formulier duidelijk wat de workflow is.
- Test formulieren
Vaak is het onduidelijk tegen welke problemen de gebruiker aanloopt. Test het online auditformulier daarom vooraf.
Na de regels de software.
Onderstaande korte video toont het gebruik van het formulierenmanagement systeem Infoware als cloudoplossing voor de online afhandeling van auditbevindingen, verbeteringen en afwijkingen.
Bekijk voor een uitgebreide uitleg onze productpagina van Infoware, de demo-omgeving van Infoware of probeer het NU (in 60 seconden ..).
En pas dan meteen de gouden regels toe ...