Auditvragen
Auditvragen, wat zijn goede auditvragen? Een lijst met auditvragen tijdens het uitvoeren van een audit is een handig hulpmiddel. Een goede vragenlijst maakt betere audituitkomsten mogelijk. Waak wel voor een 'checklist audit'. De essentie is dat je na afloop van een audit inzicht hebt in de beheersing en eventuele tekortkomingen signaleert. Meer open vragen die de essentie raken, dan ja/nee vragen dus.
De audit vragen die je wil stellen (of moet ivm normeisen) hangen sterk af van de activiteit en het referentiekader. Vaak de norm, zoals bijvoorbeeld ISO 9001 voor kwaliteit.
Toch is het handig om wat voorbeelden te hebben, al is het alleen maar om je op weg te helpen.
Voorbeeld auditvragen per activiteit
Als voorbeeld zijn enkele auditvragen uitgewerkt voor een 4-tal activiteiten. Met de norm ISO 9001 voor kwaliteit als voorbeeld.
Veel soorten vragen zijn mogelijk: qua proces, qua norm, qua professionaliteit van de organisatie, .. Daarbij steunen we op onze business partner meta-audit.nl. Zij hebben meer voorbeelden. die ook staan in het proefsysteem.
| Management |
- Hoe ziet het beleid er op hoofdlijnen uit en hoe zorg je ervoor dat dit beleid actueel blijft?
- Wat zijn de meetpunten (KPI's) om te beoordelen dat de organisatie goed functioneert? Laat deze van de laatste maanden eens zien.
- Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie geregeld?
- Hoe ga je om met afwijkingen (voorbeelden?) en hoe realiseer je verbeteringen?
|
| Verkoop |
- Hoe stel je vast wat klanten en andere belanghebben willen?
- Hoe 'vertaal' je deze eisen of wensen naar concrete producten of diensten? En hoe weet je (meet je ... ) of dit lukt?
- Wie moet beoordelen of de specificaties correct en compleet zijn? Is het te zien dat dit is gebeurd?
|
| Inkoop |
- Hoe weet je of je leveranciers goede producten of diensten leveren? Is dit aantoonbaar?
- Wat zijn de risicovolle leveranciers. Doe je hier iets extra's voor en wat dan?
- Welke problemen zijn er geweest en hoe ben je hiermee omgegaan?
|
| HR |
- Welke competenties zijn er binnen de organisatie nodig?
- Is er een zg HR-cyclus? Hoe ziet deze er uit. Graag wil ik enkele steekproeven doen om te zien dat de uitvoering het laatste jaar voldoet.
- Hoe worden nieuwe medewerkers beoordeeld. Door wie. Is dit van de laatste 3 nieuwe medewerkers aantoonbaar/
|
Voorbeeld auditvragen per norm-item
Een alternatieve aanpak is de auditvragen uitwerken per norm-item.
Als voorbeeld zijn enkele auditvragen uitgewerkt voor een 3-tal activiteiten. Met de norm ISO 9001 voor kwaliteit weer als voorbeeld, zijn de eerste paar hoofdstukken uitgewerkt. Deze ondersteunende informatie voor de auditors is ook direct in een auditrapport te verwerken, zoals onderstaande screenshots of deze demo (tab Audits) laten zien.
Meer inhoudelijke (voorbeeld)informatie weer bij onze business partner meta-audit.nl of in het proefsysteem.
| Hfdst 4 - Context van de organisatie |
- Zijn alle (relevante) belanghebbenden vastgesteld?
- Wat zijn hun verwachtingen?
- Is de scope vastgesteld?
- Zijn de belangrijke (primaire + ondersteunende) processen beschreven?
|
| Hfdst 5 - Leiderschap |
- Toon management een duidelijke betrokkenheid? Eisen, wetgeving, risico's, kansen, klanttevredenheid?
- Is beleid vastgesteld?
- Is iedereen van het beleid op de hoogte (functie relevant)?
- Is er een organogram? Zijn rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden bekend?
|
| Hfdst 6 - Planning |
- Zijn risico's (en kansen) vastgesteld?
- Zijn er maatregelen tegen ongewenste risico's?
- Zijn doelen vastgesteld? Zijn acties ingepland?
- Worden (grote) wijzigingen planmatig aangepakt?
|
| Hfdst ......... zie demo (tab Audits) |
|
Audit proces
Een audit is een activiteit waarbij de risico’s of tekortkomingen in een proces of activiteit worden geïdentificeerd. Voldoet een proces of activiteit aan het referentiekader, bijvoorbeeld de aangehaalde kwaliteitsnorm ISO 9001. Er wordt nagegaan in welke mate de bestaande beheersmaatregelen de risico's voldoende dekken.
De auditor die de audit uitvoert, dient onafhankelijk zijn. Een belangrijke eis. Het is van belang dat de auditor geen processen beoordeelt waar hij zelf verantwoordelijk voor is en dus geen belang heeft bij de resultaten van de audit. De werkwijze bij een audit kan per keer verschillen. Het is dan ook handig om meerdere vragenlijsten te hebben.
In het algemeen bestaat het uit de volgende processtappen:
- Voorbereiding
Op basis van een eerder opgesteld auditprogramma wordt voor de specifieke audit een agenda opgesteld. Wat komt aan bod en wat niet. Het managementsysteem of delen daarvan worden doorgenomen en er wordt bekeken wat de resultaten waren van de vorige audits. Zijn alle verbeteringen effectief geïmplementeerd?
- Uitvoering
Tijdens de audit onderzoekt de auditor of de organisatie of het proces aan de eisen van een norm voldoet op basis van bewijs. De auditor verzamelt hiervoor informatie zoals documenten en registraties en beoordeelt operationele (monitoring)systemen. Daarnaast kan informatie worden verkregen door waarnemingen van de auditor en interviews met werknemers. De auditor controleert en beoordeelt de informatie. Kan worden aangetoond dat de auditee zegt wat hij doet, en dat hij doet wat je zegt?
- Rapporteren
Alle bevindingen, afwijkingen van de norm of verbetersuggesties, worden verzameld en vastgelegd in een auditrapport. Besproken onderwerpen, aandachtspunten en tekortkomingen zijn hierin beschreven en deze worden besproken met de auditee. Ook worden corrigerende maatregelen vastgelegd. Over de feiten mag geen onduidelijkheid zijn.
- Opvolging
Als er in het auditverslag corrigerende maatregelen zijn voorgesteld, dient de auditee deze uit te voeren. In een volgende audit, bijvoorbeeld een herhalingsaudit, kan dan worden beoordeeld of deze corrigerende maatregelen effectief zijn doorgevoerd.
Een heel specifiek proces dus. Voor de uitvoering steunen we ook hier op onze business partners van meta-audit.nl.
Audit tooling
Aan de IT-kant gaan ontwikkelingen snel. Een interactief auditrapport en dan ook te gebruiken op mobiele devices. Meerdere auditoren kunnen samen een audit uitvoeren en de resultaten zijn centraal inzichtelijk.
Bekijk eens dit overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een digitaal managementsysteem, ingericht voor audits.
Planning
Audit frame work |
- Vooraf audits inplannen
- Tijdige attendering
- Inzicht en overzicht
- Check op compleetheid normeisen
- Voortgangsbewaking
|
| Workflow sturing |
- Duidelijke processtappen
- Audittrail
- Overzicht actuele status
- Flexibele workflows
- Duale workflows (auditcyclus én opvolging tekortkomingen)
|
| Voorbereiding |
- Duidelijke auditagenda
- Interactieve toelichting per normitem
- Opzoekfunctie vorige tekortkomingen
|
| Uitvoering |
- In te richten per audit type
- Eén raamwerk, meerdere normen
- Ook voor mobiele devices
- Korte doorlooptijden
|
| Monitoring |
- Dashboard
- Multisite
- Details én totaalbeeld
|
Voor wie nog steeds aan het ‘vechten’ is met losse documenten, lange doorlooptijden of onduidelijk voortgang ....
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Infoware klaar, workflow gestuurde auditrapporten binnen een managementsysteem. En zoek de verschillen ...
[De afbeelding linkt naar het auditformulier/rapport, invullen en starten. Resultaten staan in de demo-omgeving]
[Klik hier voor een instructie en meer voorbeelden]
