Formulieren management
Uit het kenniscentrum van Metaware.
Zoekwoorden: formulieren management, formulieren, formulier, online formulier, digitaal formulier, webformulier, software formulier, formulieren maken, auditformulier, klachtformulier, klachtenformulier, incident, klacht, afwijking
Formulieren management is het proces waarbij organisaties digitale formulieren efficiënt creëren, beheren en verwerken. Met goed formulieren management kunnen bedrijven hun workflows automatiseren en foutgevoelige papieren formulieren vervangen. Het systeem zorgt ervoor dat gegevens veilig worden verzameld, opgeslagen en direct beschikbaar zijn voor verdere verwerking. Formulieren management helpt bovendien bij het naleven van wet- en regelgeving door structuur en overzicht te bieden. Door formulieren management slim toe te passen, verbeteren organisaties de kwaliteit en snelheid van hun interne processen. Hierdoor worden zowel medewerkers als klanten ondersteund met betrouwbare en gestroomlijnde informatieverwerking.
Formulieren management - regels voor succesvolle formulieren:
- Duidelijk doel
Maak de gebruiker duidelijk wat het doel van het formulier is en dat invullen zinvol is. Leg uit wat verwacht wordt en wat met het formulier gaat gebeuren. Voorkom nutteloos ingevulde formulieren. En geeft het formulier natuurlijk een duidelijke titel.
- Relevante en duidelijk vragen
Stel duidelijke, enkelvoudige vragen. Eén ding tegelijk en hou de vragen in het formulier kort en bondig. De vragen zijn natuurlijk relevant voor het doel van het formulier.
- Juiste velden
Pas de juiste velden toe, overeenkomend met de vraag. Markeer verplichte velden met een *. Meerkeuze vragen moeten glashelder zijn. Tekstvakken moeten voldoende ruimte geven. Pas waar nodig datumvelden toe.
- KISS: Keep It Simpel and Stupid
Maak het formulier kort en bondig. Gebruik context gevoelige velden in het formulier zodat de invuller alleen vragen te zien krijgen die op hem van toepassing zijn. Denk aan KISS.
- Toelichting vooraf
Geef de toelichting vooraf. Dit voorkomt foutief invullen van het online formulier. Wees in de toelichting zo beknopt en duidelijk mogelijk.
- Foutloos
Formulieren moeten foutloos zijn. Om te zorgen dat ze met zo min mogelijk moeite worden ingevuld en om afhakers te voorkomen. Het gaat vaak om onwetende gebruikers, die voor het eerst het online formulier invullen!
- Alledaagse taal
Gebruik alledaagse taal, met uitsluitend nuttige informatie. Kort en leesbaar. Vermijd jargon. Maak het scanbaar.
- Gevecht om de vierkante millimeter
Online formulieren worden steeds meer op mobile devices ingevuld; een gevecht om de vierkante millimeter. Zorg ervoor dat ook met een klein invulscherm, het online formulier goed is in te vullen. Gebruik een formulier met responsive design.
- Na verzenden
Maak de gebruiker duidelijk wat er na het verzenden gebeurt met het formulier en ZIJN gegevens. Maak zonodig al in het formulier duidelijk wat de workflow is.
- Test formulieren
Vaak is het onduidelijk tegen welke problemen de gebruiker aanloopt. Test het online formulier daarom vooraf.
Na de regels het management en de software.
Deze korte video toont het gebruik van het managementsysteem Infoware als cloudoplossing voor het management van formulieren.
Bekijk voor een uitgebreide uitleg onze productpagina van Infoware, de demo-omgeving van Infoware of probeer het NU (in 60 seconden ..).