Beste software kwaliteit-QHSE-GRC-ISMS
FAQ - Meest gestelde vragen
Uit het kenniscentrum van Metaware.
Zoekwoorden: Beste software, software, QHSE, GRC, kwaliteit, ISMS, Kwaliteitsmanagement software, kwaliteitsmanagement, software, certificering, kwaliteitscertificering, certificering ISO9001, beste QMS, QMS,kwaliteitssysteem, online kwaliteitssysteem, kwaliteitsmanagement, webbased kwaliteitssysteem
Vraag: Hoe kies je de beste software voor kwaliteitsmanagement, QHSE en GRC?
Antwoord: Het kiezen van de beste software voor kwaliteitsmanagement, QHSE en GRC vraagt om kritisch kijken naar de match tussen je organisatie en de oplossingen. Het is belangrijk dat de software alle relevante domeinen ondersteunt — van documentbeheer en audits tot incident- en klachtenregistratie én risico-management — zodat je niet meerdere aparte tools hoeft te combineren. Metaware claimt dat je met hun “building-blocks” approach een geïntegreerd systeem samenstelt dat past bij je organisatiebehoefte, wat helpt om consistentie, efficiency en compliance te bereiken. Daarnaast moet de software eenvoudig in gebruik zijn: medewerkers moeten processen kunnen gebruiken zonder onnodige complexiteit, en wijzigingen of uitbreidingen moeten mogelijk zijn zonder ingrijpende implementatie. Tegelijkertijd moet de oplossing flexibel en schaalbaar zijn — een organisatie verandert, normen wijzigen, processen groeien — en de software moet meebewegen.
Uiteindelijk is de “beste” software diegene die naadloos aansluit op je bedrijfsprocessen, compliance-eisen en interne cultuur en tegelijk voldoende robuust is om groei en verandering te ondersteunen. Een schaalbaar cloud-platform als dat van Metaware kan dat faciliteren. Cruciaal is dat je vooraf vaststelt welke standaarden en/of ISO-normen je wilt ondersteunen, zodat het platform daarop kan worden geconfigureerd en ingericht.
Vraag: Ondersteunt de software onze huidige en toekomstige managementsystemen (ISO 9001, ISO 27001, ISO 45001, etc.)?
Antwoord: De software van Metaware is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het beheer van meerdere managementsystemen tegelijk, zoals ISO 9001 (kwaliteit), ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 45001 (arbeidsveiligheid). Dankzij de onderliggende structuur op basis van de High Level Structure (HLS) sluit het platform naadloos aan op de gemeenschappelijke hoofdstukindeling van moderne ISO-normen, waardoor integratie en consistent beheer eenvoudig worden. Deze opzet zorgt ervoor dat beleid, risico’s, doelen en verbetermaatregelen vanuit één samenhangend raamwerk worden beheerd, ongeacht de specifieke norm.
Daarnaast biedt Metaware normspecifieke labelling, waardoor documenten, processen en registraties automatisch worden gekoppeld aan de relevante ISO-eisen. Dit vereenvoudigt audits en maakt het zichtbaar welke onderdelen van het systeem voldoen aan welke norm. Binnen het platform is verbetermanagement een kernfunctie: afwijkingen, klachten, incidenten en verbeteracties worden centraal geregistreerd en gevolgd, waardoor continue verbetering aantoonbaar wordt ondersteund. Het geïntegreerde risicomanagement maakt het mogelijk om risico’s op alle niveaus — strategisch, taktisch en operationeel — te identificeren, evalueren en opvolgen met passende maatregelen.
Een belangrijk voordeel is dat Metaware uitbreidbaar is met aanvullende modules, zoals Improware, een ticketsysteem dat processen rond meldingen en opvolging structureert. Daarmee kunnen bijvoorbeeld verbeteracties, meldingen of klachten via gestandaardiseerde workflows worden afgehandeld. Ook is er Infoware, een module waarmee digitale workflowformulieren kunnen worden ingericht voor uiteenlopende processen, zoals leveranciersbeoordelingen, audits, managementreviews en inspecties. Deze formulieren sluiten aan op de kern van het kwaliteitsmanagementsysteem, zodat gegevens direct bruikbaar zijn voor analyses, rapportages en te nemen beslissingen.
Doordat alle onderdelen — van beleid tot uitvoerende controles — binnen één platform worden beheerd, ontstaat er transparantie en consistentie in het management van kwaliteit, veiligheid, milieu en informatiebeveiliging. Dit integrale karakter maakt Metaware niet alleen geschikt voor huidige managementsystemen, maar ook toekomstbestendig voor uitbreiding naar nieuwe normen of compliance-kaders. Het systeem ondersteunt organisaties in de overgang van losstaande kwaliteitsinitiatieven naar een geïntegreerde benadering van governance, risk en compliance. Door de modulaire architectuur kunnen organisaties klein beginnen en geleidelijk uitbreiden, zonder opnieuw te moeten investeren in aparte systemen. De combinatie van HLS-ondersteuning, normspecifieke labeling en uitbreidbare functionaliteit maakt Metaware daarmee een robuuste keuze voor organisaties die streven naar gestructureerd en aantoonbaar management van kwaliteit, veiligheid en risico’s.
Vraag: Kan het platform meerdere domeinen (Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Informatiebeveiliging, ....) binnen één geïntegreerd systeem beheren??
Antwoord: Het platform van Metaware is ontworpen om meerdere domeinen — kwaliteit, veiligheid, milieu, informatiebeveiliging en meer — binnen één geïntegreerd systeem te beheren. De kracht van het systeem ligt in zijn modulaire opbouw, waardoor organisaties elk domein kunnen activeren en uitbreiden zonder dat er losse applicaties ontstaan. Binnen deze architectuur vormt Proware de kernapplicatie voor proces- en documentbeheer, waarin beleid, procedures, risico’s en audits worden beheerd in lijn met diverse ISO-normen. Infoware vult dit aan met digitale workflow formulieren waarmee organisaties operationele processen zoals leveranciersbeoordelingen, inspecties, managementreviews en interne audits kunnen digitaliseren en automatiseren. Improware, het ticketsysteem binnen het platform, zorgt voor gestructureerd meldingenbeheer en opvolging van verbeteracties, incidenten en afwijkingen.
Door deze drie applicaties te combineren ontstaat een volledig ecosysteem waarin informatie, taken en verantwoordelijken met elkaar verbonden zijn. Applicaties zijn herhaald in te zetten voor specifieke gebieden. Gebruikers uit verschillende disciplines werken binnen hetzelfde platform samen, waardoor de samenhang tussen bijvoorbeeld veiligheid en informatiebeveiliging zichtbaar wordt. De gezamenlijke data en uniforme workflows zorgen voor transparantie, snellere besluitvorming en aantoonbare compliance. Bovendien versterkt de gedeelde omgeving de samenwerking tussen afdelingen, omdat iedereen werkt met dezelfde actuele informatie en rapportages. Zo ondersteunt Metaware organisaties in het bouwen van één geïntegreerd en samenwerkend managementsysteem dat alle domeinen effectief verbindt.
Vraag: Hoe intuïtief is de gebruikersinterface voor niet-technische medewerkers?
Antwoord: De gebruikersinterface van Metaware is ontworpen met het oog op eenvoud en toegankelijkheid, zodat ook niet-technische medewerkers er moeiteloos mee kunnen werken. Het platform onderscheidt zich door zijn sterk visuele opbouw, waarin processen, documenten en verantwoordelijkheden overzichtelijk worden weergegeven. Gebruikers kunnen navigeren via procesgerichte weergaven, wat intuïtief aansluit op hoe mensen in de praktijk werken in plaats van via technische menu’s. Deze visuele benadering maakt het eenvoudig om de samenhang tussen processen, risico’s en verbetermaatregelen te begrijpen zonder diepgaande kennis van de software.
Daarnaast biedt Metaware meerdere navigatiestrategieën die inspelen op verschillende gebruikersvoorkeuren. Wie liever doelgericht werkt, gebruikt de krachtige zoekmachine om snel documenten, formulieren of procesonderdelen te vinden. Voor meer gestructureerd werken zijn er filters en sorteermogelijkheden waarmee informatie kan worden bekeken per managementdomein, proces, functie of normitem. Hierdoor vinden zowel auditors, managers als uitvoerende medewerkers moeiteloos de informatie die voor hen relevant is.
Het principe “alleen zichtbaar wat nodig is” zorgt ervoor dat gebruikers niet worden overladen met overbodige informatie, maar uitsluitend zien wat bij hun rol hoort. Dit maakt het platform overzichtelijk en bevordert de adoptie, omdat medewerkers sneller begrijpen waar ze moeten zijn. De interface biedt consistentie in iconen, kleuren en layout, waardoor navigatie vertrouwd aanvoelt, ook voor nieuwe gebruikers. Door de combinatie van eenvoud, visuele ondersteuning en flexibiliteit wordt de drempel tot gebruik minimaal.
Metaware richt zich niet alleen op efficiëntie, maar ook op beleving: het platform stimuleert samenwerking doordat iedereen binnen dezelfde gebruiksvriendelijke omgeving werkt. Dat maakt het systeem niet slechts een tool voor kwaliteits- of veiligheidsmanagement, maar een instrument voor breed gedragen participatie binnen de organisatie. Zo vertaalt de intuïtieve interface zich direct naar hogere betrokkenheid, betere datakwaliteit en snellere besluitvorming.
Vraag: Kunnen gebruikers zelf rapportages of workflows aanpassen zonder IT-afdeling?
Antwoord: Gebruikers van Metaware kunnen zelf rapportages en workflows aanpassen zonder tussenkomst van een IT-afdeling, wat het platform bijzonder praktisch in gebruik maakt. Binnen de dashboards en startpagina’s kunnen medewerkers eenvoudig widgets toevoegen of wijzigen, zodat actuele rapportages direct zichtbaar zijn. Deze aanpasbaarheid maakt het mogelijk om informatie te presenteren op basis van de rol of het aandachtsgebied van de gebruiker. Daarnaast beschikt het systeem over een groot aantal overzichten met uitgebreide filter- en sorteermogelijkheden, waarmee data op elk moment naar behoefte kan worden geanalyseerd.
De kracht van Metaware zit in de zelf in te richten workflows, waarmee organisaties hun eigen processen kunnen digitaliseren zonder te programmeren. Gebruikers bepalen zelf de betrokken personen, de attenderingsmails die worden verzonden en de opvolgacties die horen bij iedere status. Het workflow principe is eenvoudig en transparant: een proces beweegt via een actie van de ene status naar de volgende. Deze logica maakt het gemakkelijk om complexe processen, zoals meldingen, verbeteracties of een 8D-proces, in eenvoudige stappen te vertalen.
Om gebruikers snel zelfstandig te maken, biedt Metaware workshops waarin deelnemers binnen één dag leren hoe ze workflows opzetten en rapportages aanpassen. Hierdoor ontstaat een organisatie waarin medewerkers zelf de regie hebben over hun managementsysteem, zonder afhankelijkheid van externe consultants of de IT-afdeling.
Vraag: Hoeveel ervaring heeft de leverancier met organisaties in onze sector?
Antwoord: Metaware is al meer dan 25 jaar actief in het ontwikkelen en leveren van software voor geïntegreerd kwaliteits-, veiligheids-, milieu- en informatiebeveiligingsmanagement. Het bedrijf opereert in een horizontale markt, wat betekent dat hun platform wordt toegepast in een brede variëteit aan sectoren — van industrie en zorg tot retail en dienstverlening. Deze brede spreiding heeft geleid tot een schat aan ervaring met uiteenlopende organisatieculturen, compliance-eisen en managementsystemen.
Op de website van Metaware worden verschillende bekende organisaties genoemd die het platform gebruiken, waaronder Bol, HG, Alpina, Donker groep, Naviva en Interzorg. Daarnaast werkt Metaware samen met tal van middelgrote en kleinere organisaties, wat aangeeft dat het platform schaalbaar en aanpasbaar is aan verschillende niveaus van volwassenheid in managementsystemen. Die combinatie van grote namen en minder bekende gebruikers bewijst dat de software zowel complexiteit als eenvoud aankan.
Dankzij deze lange staat van dienst begrijpt Metaware de uitdagingen die spelen in zowel gereguleerde omgevingen als in meer flexibele organisatiestructuren. Hun aanpak is gebaseerd op het bundelen van 'best practices' uit verschillende sectoren, wat resulteert in een systeem dat breed inzetbaar is en tegelijkertijd sectorspecifiek kan worden ingericht. Hierdoor kan Metaware met overtuiging zeggen dat zij niet alleen software leveren, maar ook ruim 25 jaar ervaring meebrengen in het verbeteren van managementsystemen over de volle breedte van de markt.
Vraag: Is er een proefversie of sandbox beschikbaar voor evaluatie?
Antwoord: Bij Metaware is het mogelijk om binnen slechts 60 seconden een volledig functioneel platform klaar te zetten via www.metaware.nl/proberen. Deze proefversie of sandboxomgeving stelt organisaties in staat om direct zelf te ervaren hoe het systeem werkt, zonder lange implementatie- of configuratieprocessen. Metaware vergelijkt deze aanpak treffend met de keuze: “blijf je kijken door de etalageruiten of maak je een proefrit?”, waarmee ze benadrukken dat ervaren beter is dan alleen beoordelen op beschrijving. De proefomgeving biedt alle kernfunctionaliteiten van het platform, inclusief modules voor kwaliteit, veiligheid, milieu en informatiebeveiliging.
Tijdens de probeerperiode kunnen organisaties hun eigen processen, documenten en workflows configureren, zodat het platform wordt afgestemd op de eigen praktijk. Dit maakt het niet slechts een demo, maar een echte Proof of Concept, waarin direct inzicht ontstaat in gebruiksgemak, structuur en toepassingsmogelijkheden. Als de oplossing geschikt blijkt, kan deze conceptomgeving naadloos worden omgezet naar een productieomgeving, zonder dat werk opnieuw hoeft te worden gedaan. Deze werkwijze bespaart tijd en zorgt voor draagvlak bij gebruikers die het systeem al hebben leren kennen.
Metaware hanteert deze aanpak al jaren met succes, omdat het organisaties in staat stelt gefundeerd te beslissen op basis van ervaring in plaats van verwachtingen. Zo wordt de keuze voor het platform niet gebaseerd op theorie, maar op bewezen effectiviteit in de praktijk.