Implementeren managementsysteem

Het implementeren van een managementsysteem voor kwaliteit, veiligheid, informatiebeveiliging of bijvoorbeeld milieu vraagt om een gestructureerde en multidisciplinaire aanpak. Functioneel gezien moeten de processen helder worden beschreven, inclusief verantwoordelijkheden, bevoegdheden en prestatie-indicatoren. Technisch omvat dit de inrichting van het digitale managementsysteem en eventuele koppelingen bijvoorbeeld voor het gebruikersmanagement. Organisatorisch vraagt bij het implementeren van het managementsysteem om draagvlak, training en communicatie binnen alle lagen van de organisatie. Medewerkers moeten begrijpen hoe procedures bijdragen aan bedrijfsdoelen. Conversie-aspecten betreffen de overgang van bestaande werkwijzen naar nieuwe gestandaardiseerde processen, inclusief datamigratie en archivering van oude documenten.

Een managementsysteem voor kwaliteit, informatiebeveiliging, veiligheid of milieu bestaat uit samenhangende onderdelen die continu verbetering ondersteunen. Het begint met beleid en doelstellingen die de richting bepalen en aansluiten op de strategische koers van de organisatie. Vervolgens omvat het processen en procedures waarmee risico’s worden beheerst en prestaties worden gemeten. Ook monitoring, audits en managementreviews vormen een essentieel onderdeel om naleving en effectiviteit te waarborgen. Tot slot is betrokkenheid van medewerkers cruciaal, omdat bewustwording, training en communicatie de praktische werking van het systeem bepalen.

Bij het implementeren van een managementsysteem worden eisen gesteld die vanuit verschillende invalshoeken moeten worden bekeken. Functioneel moet het systeem aansluiten op de bedrijfsprocessen en de gebruikers ondersteunen bij het borgen van kwaliteit, veiligheid, milieu of informatiebeveiliging. Technisch moet het betrouwbaar, veilig en compatibel zijn met bestaande IT-infrastructuren en systemen. Organisatorisch vereist het duidelijke verantwoordelijkheden, een gedragen structuur en voldoende opleiding van betrokken medewerkers. Vanuit conversie-oogpunt moet het systeem een soepele overgang waarborgen van oude werkwijzen naar nieuwe procedures, inclusief datamigratie en adoptie door gebruikers.

Op een kanbanbord worden user stories geplaatst van wat in het implementatieproject moet gebeuren. De kolommen Te doen, In uitvoering, Ter beoordeling en Afgerond bieden overzicht en transparantie in de voortgang. Een actie kan zijn: “Ontwikkel sjabloon voor interne auditrapportage.” Een andere user story kan luiden: “Als medewerker wil ik via intranet toegang tot actuele procedures hebben.” Evaluatie en feedbackloops na elke iteratie zorgen voor continue verbetering. Uiteindelijk leidt een goed uitgevoerde implementatie van het managementsysteem tot een cultuur van bewustzijn, efficiëntie en compliance, ondersteund door data en gedragen door de organisatie.

Nieuw: in samenwerking met Meta-audit.nl een voorbeeld managementsysteem (conform ISO 9001:2015 / 27001:2022 / NEN 7510:2017) bij een jaarabonnement van het Metaware managementsysteem. Contact ons voor meer info.

Invalshoeken implementeren managementsysteem

Bij de implementatie spelen verschillende facetten. We hebben dit gecombineerd tot de volgende 4-tal invalshoeken:

• functioneel
• technisch
• organisatorisch
• conversie aspecten

Stappenplan implementeren managementsysteem

Gedurende het project heb je een aantal stappen. Het je een agile werkwijze dan zijn dit in de basis de volgende stappen:

• te doen
• in uitvoering
• ter beoordeling
• afgerond

Alle acties of user stories doorlopen deze stappen. Vaak gebruiken we in samenwerking met de nieuwe gebruikers een tool als Jira.
 

Voorbeeld implementatieplan

Ook al zet je kwaliteitssysteem als cloudoplossing in 60 sekonden klaar, stapsgewijs toewerken naar de live gang binnen de eigen organisatie vereist de noodzakelijke aandacht. Hieronder een link naar een voorbeeld basisopzet van ons implementatieplan (en lees dan voor kwaliteitssysteem 'ISMS'). Voor de vereiste 'controls' (maatregelen) hebben onze business partner van Meta-audit.nl enkele overzichten en voorbeelden.