Kwaliteitssysteem, kosten (en baten)
Kwaliteitssysteem, wat kost het? De 'Nederlandse' benadering ... Wat je wilt is waarde voor je geld, maar dat begint met het vaststellen wat de organisatie wil. Veel organisaties klagen over hoeveel rompslomp het is om een gecertificeerd managementsysteem in de lucht te houden. De tijd die het kost en daarmee minder tijd voor de 'money bringing activities'. Kan deze onnodige tijd vermindert worden met een efficiënt digitaal kwaliteitssysteem? En hoe effectief is zo'n digitaal kwaliteitssysteem? Zijn de foutkosten terug te dringen (en wat zijn de foutkosten ....)?
Zo een paar vragen die langskomen als je wilt opschalen naar een moderner, digitaal kwaliteitssysteem. Maar het begint met het bekijken wat er op de markt (of door zelfbouw) beschikbaar is. Je wilt weten wat jouw organisatie de meeste waarde geeft. Daarom alles even op een rij, zodat een verbetertraject snel is in te zetten.
Kwaliteitssysteem, verschillen in opzet
Op hoofdlijnen zijn er 5 methoden voor een (digitaal) kwaliteitsysteem:
- Alles in Word, Excel of Visio
Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
- Pdf's in de cloud
Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
- Sharepoint, Teams
De Microsoft-oplossing, die meteen 'gratis' beschikbaar is. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint en Teams kunnen heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces, praktische overzichten), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
- Wiki-omgeving als Confluence, intranet
Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
- 'Dedicated' kwaliteitssysteem
Met een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, mapping, procesinformatie over het beheer is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocument kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project volgens het aanwezige beoordelings- en autorisatiemechanisme aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' systeem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.
Het is een kosten/baten-afweging, maar een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware kan snel uit. (Zet voor de aardigheid als proef dit Managementsysteem met Proware eens in 60 seconden online ....)
Alles aanwezig en meer ..
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen razendsnel (veel sneller dan in certificatieland, denk maar aan het tempo van versievernieuwing ....): mobiel werken, persoonlijke naast corporate informatie, samenwerken in teams binnen sociale kwaliteitssysteem, dashboarding vanuit verschillende invalshoeken. Toch heel iets anders dan een verzameling statische procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het systeem of handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….maar het blijft: wat is de waarde voor jouw organisatie!
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' (kwaliteits)systeem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definieren
|
| Ketenintegratie / mobiel / persoonlijk |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Voor iedereen, die zijn eigen acties wil (moet) zien
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|