Voorbeeld kwaliteitssysteem
Voorbeeld kwaliteitssysteem: 'beter goed geleend dan slecht bedacht'. Een bekende slogan die ook voor kwaliteitssystemen van toepassing is. Een goed voorbeeld kwaliteitssysteem is dan welkom. Toch moet een kwaliteitssysteem later een kwaliteitssysteem voor en van de eigen organisatie worden en dan speelt de volwassenheid van de eigen organisatie nadrukkelijk mee. Dit laatste is bepalend hoe je je kwaliteitssysteem moet inrichten. Voor de een is een simpel PDF-documentje voldoende, voor de andere is een samenwerkingsplatform met mobile apps nog maar het begin ....
Hieronder een overzicht welke stadia bij een kwaliteitssysteem te onderscheiden zijn en als laatste natuurlijk enkele voorbeelden van een kwaliteitssysteem volgens het Metaware concept.
Kwaliteitssysteem - de volwassenheidsstadia
Op hoofdlijnen zijn de volgende volwassenheidsstadia in een kwaliteitssysteem te onderscheiden:
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
- Geïntegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Kwaliteitssysteem - wat is allemaal mogelijk
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen misschien wel nog sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'.
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een volwassen managementsysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzichten per functie, proces, norm-item, ..
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
- Workflowprocessen voor beoordeling, autorisatie, wijziging
- Zelf te definiëren workflow indien nodig
- Leesbevestiging als registratie belangrijk is (bv veiligheidsinstructies)
- Kwaliteitskalender om activiteiten te structuren
|
| Integratie |
- Samenbrengen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'
- Documentatie en registratie in een
- Eén platform als toegang, maar gekoppeld met andere omgevingen
- Toegang vanaf verschillende devices: desktop, tablet, mobiel
|
| Uitbreidbaar |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Weten waar naar wordt gekeken
- Zwakheden registreren en specifiek monitoren
|
| Keten / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Klik hier voor de verplichte documenten van een kwaliteitssysteem (ISO 9001) of bekijk de demo-omgeving hieronder.
Of nog een stap verder ... Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden onze cloudoplossing klaar, het platform voor managementsystemen: documentatie, risico-analyse, meldingen, audits, leveranciersbeoordelingen, ... En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...
Meteen in actie? Met onze collega's van Meta-audit.nl leveren we bij één jaarabonnement van het managementsysteem platform (min. Proware + Infoware Brons) certificeerbare voorbeeld documentatie (ISO9001/27001/NEN7510) en zonodig een control framework erbij.
