Kwaliteitssysteem, voordelen
Kwaliteitssysteem, wat is het? De ISO 9001 - kwaliteitsnorm heeft er een mooie formele definitie voor, maar simpel gezegd is het het geheel van alle activiteiten (organisatie, processend, procedures, ..) nodig om kwaliteitszorg te realiseren. Om te voldoen aan de kwaliteitseisen van klanten en andere belanghebbenden.
Waar het eerder papier was, lastig te onderhouden en daardoor 'stoffig', is een digitale opzet nu de meest voor de hand liggende. Hoe zijn de voordelen en de nadelen te vergelijken van de verschillende manieren om zo'n digitaal kwaliteitssysteem op te zetten. Of het nu gaat over kwaliteit alleen of geïntegreerd is met veiligheid, HR, milieu of arbo. Je wilt de juiste applicatie hebben: een digitaal kwaliteitssysteem met de juiste inhoud, waar de medewerkers prettig mee werken en die snel op een sociale manier zijn aan te passen. De medewerkers bepalen immers het succes van een (kwaliteits)systeem.
Maar er zijn al zoveel oplossingen om te vergelijken. Daarom alles even op rij, zodat een verbetertraject snel is in te zetten.
Kwaliteitssysteem, verschillen in opzet
Op hoofdlijnen zijn er 5 methoden voor een (digitaal) kwaliteitsysteem:
- Alles in Word, Excel of Visio
Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
- Pdf's in de cloud
Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
- Sharepoint, Teams
De Microsoft-oplossing, die meteen 'gratis' beschikbaar is. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint en Teams kunnen heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces, praktische overzichten), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
- Wiki-omgeving als Confluence, intranet
Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
- 'Dedicated' kwaliteitssysteem
Met een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, mapping, procesinformatie over het beheer is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocument kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project volgens het aanwezige beoordelings- en autorisatiemechanisme aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' systeem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.
Het is een kosten/baten-afweging, maar een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware kan snel uit. (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....)
Alles aanwezig en meer ..
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen misschien wel nog sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het systeem of handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'.
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' (kwaliteits)systeem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definieren
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
Meteen in actie? Met onze collega's van Meta-audit.nl leveren we bij één jaarabonnement van het managementsysteem platform (min. Proware + Infoware Brons) certificeerbare voorbeeld documentatie (ISO9001/27001/NEN7510) erbij.
[klik op afbeelding voor demo-omgeving]
