Het kwaliteit ecosysteem als kwaliteitssysteem

Een kwaliteit ecosysteem is, analoog aan een ecosysteem in de natuur, een groep van samenhangende (digitale) informatiebronnen, die samen één geheel vormen, gericht op kwaliteitsmanagement. Een 'handboek' is tegenwoordig onvoldoende. Je wil snel reageren op trends of afwijkingen. Inspelen op risico's en implementeren van maatregelen is ook een aandachtspunt. Je wil de verschillende, actuele informatiebronnen gebruiken om de eigen prestaties te beoordelen en zonodig snel adequate acties initiëren. En dat alles het liefst vanuit een geïntegreerde omgeving.
Kortom, een kwaliteit ecosysteem en goede software maakt dit mogelijk.

Het ecosysteem bestaat uit bekende kwaliteitsprocessen als

• plannings- of business cyclus
• documentbeheer
• klachtenafhandeling
• incidenten-probleemmanagement
• risicomanagement
• audits / inspecties
• keten / leveranciersmanagement
• verbetermanagement

Het kan verder worden aangevuld bedrijfseigen of branche-specifieke processen.

Software voor een kwaliteit ecosysteem

De kracht van een ecosysteem is de (informatie)uitwisseling tussen de verschillende processen. Je hebt je beschreven processen en procedures in het documentmanagement-deel. Wat niet goed loopt, wordt zichtbaar in het ticketsysteem met alle meldingen, klachten en afwijkingen. Inspecties en audits geven hier weer een aanvulling op. Waar zitten de risico's. Een goed risicomanagement proces sluit hier op aan.

Met al deze informatie wil je verbeteren. Gevolg, de directe koppeling tussen oa:

• operationele informatie --> aanpassing documentatie
• correctieve --> preventieve acties (CAPA)
• incidenten <--> risicobehandelplan

Een software platform die 'als Lego stenen' is op te bouwen of het nu een organisatie in de maakindustrie, zakelijke dienstverlening of zorg betreft. Specifieke kwaliteitsprocessen kunnen worden ondersteund en geïmplementeerd, zoals:

• Meldingen van incidenten of risico-analyses die het managementsysteem 'voeden' en zorgen voor verbetering
• 8D probleem-analyses, waarmee dieperliggende oorzaken worden opgespoord
• De opvolging van interne en externe audits
• ISMS controls om de beheersmaatregelen voor informatiebeveiliging op orde te hebben.

De volwassenheidsstadia

Met een goed kwaliteit ecosysteem zit je in de hoogste stadia van een kwaliteitsmanagement systeem:

1. Ad hoc
   Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
   Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
    
2. Reactief
   Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
   Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
    
3. Gemanaged
   Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld. 
   Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
    
4. Proactief
   Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen. 
   Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
    
5. Geintegreerd en geoptimaliseerd.
   Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken. 
   Tooling: Een ecosysteem: geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards