Checklist kwaliteitssysteem
Checklist kwaliteitssysteem, daar denk je snel aan als je het kwaliteitssysteem wilt verbeteren en je zoekt een goede oplossing. Hoe zijn de voordelen en de nadelen te vergelijken. Hetzelfde geldt voor een kennismanagementsysteem, veiligheidssysteem of een geïntegreerd QESH-systeem. Je wilt de juiste tooling: een digitaal kwaliteitssysteem met de juiste functies, waar de medewerkers prettig mee werken en die snel op een sociale manier zijn aan te passen. De medewerkers in een organisatie bepalen immers het succes van een systeem.
Maar er zijn al zoveel oplossingen om te vergelijken. Daarom alles eerst even op rij, zodat een verbetertraject beter is in te zetten.
Kwaliteitssysteem 'fit for purpose'
Op hoofdlijnen zijn er 5 methoden voor een (digitaal) kwaliteit systeem:
- Alles in Word, Excel of Visio
Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
- Pdf's in de cloud
Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
- Sharepoint, Teams
De Microsoft-oplossing, die meteen 'gratis' beschikbaar is. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint en Teams kunnen heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces, praktische overzichten), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
- Wiki-omgeving, intranet
Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
- 'Dedicated' kwaliteitssysteem
Met een 'dedicated' kwaliteitssysteem als het Metaware managementsysteem haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, registratie, procesinformatie, compliance is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocumenten en -registraties kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' managementsysteem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.
Het is een kosten/baten-afweging, maar een 'dedicated' kwaliteitssysteem als het Metaware managementsysteem kan snel uit. (Zet voor de aardigheid als proef dit Management-systeem eens in 60 seconden online ....)
Business partners
Metaware werkt graag samen met kundige adviseurs. Wij leveren de tools en onze business partners hebben de inhoudelijke kennis, elk kundig op hun eigen gebied. Of het nu ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, NEN 7510, VCA, PREZO, HKZ, CO2 prestatieladder of een ander schema is.....
Alles aanwezig en meer ..
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen veel sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'.
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' managementsysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item, ..
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
- Horizontaal en verticaal doorlinken
|
| Workflow sturing |
|
| Risico gebaseerd |
- Overzicht bedreiging, risico's met classificatie
- Beheersmaatregelen voor risicomitigatie
- Effectiviteitsbeoordeling van operationele maatregelen
|
Integratie
'zeggen' en 'doen' |
- Samenbrengen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'
- Documentatie en registratie in één
- Eén platform als toegang, maar gekoppeld met andere omgevingen
- Toegang vanaf verschillende devices: desktop, tablet, mobiel
|
| Uitbreidbaar |
- Zelf te definiëren formulieren
- Meerdere toepassingen binnen hetzelfde platform
- Voor elk werkgebied, activiteit en eigen werkomgeving
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definiëren
- Thematische dashboards: corporatie, afdeling, 'mijn', ..
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|