Waarom consultants andere managementsystemen kiezen

Consultants voor het opzetten van managementsystemen voor ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510, VCA hebben vaak een sterk verschillende aanpak. Consultants dan wel adviseurs voor deze certificeringstrajecten durven niet allemaal vooraf een vaste prijs af te geven. De meeste consultants willen het liefst 'uurtje factuurtje' werken. Om een vooraf een vaste prijs af te geven moet het project gestructureerd en duidelijk zijn. Bij een vast prijs draagt de adviseur immers het risico. Tegenslagen omdat in de loop van het project het uitwerken van de documentatie meer tijd vraagt of omdat de communicatie lastig gaat, wil je dan niet hebben.
Dit vraagt om de juiste tooling: een digitaal managementsysteem met de juiste functies waar de adviseur de juiste voorbeelden in heeft gezet en die snel op een sociale manier met een helder concept zijn aan te passen. Dus geen losse Word documenten in een onoverzichtelijke mappenstructuur of een dik document dat om de haverklap moet worden gewijzigd.
 

Managementsysteem 'fit for purpose'

Op hoofdlijnen zijn er 4 methoden voor een (digitaal) management systeem:

• Alles in (Word) documenten
  Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat onderdelen moeilijk te vinden zijn. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
   
• Pdf's in een mappenstructuur
  Een mappenstructuur kan opgezet worden volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. De pdf's kunnen weer in een cloudomgeving worden opgeslagen en zijn daarmee in principe overal toegankelijk. Autorisatie is wel een aandachtspunt.
   
• Wiki-omgevingen
  Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.

• 'Dedicated' managementsysteem
  Met een 'dedicated' managementsysteem als Proware haal je meteen kennis over (kwaliteits)management in huis. Versiebeheer, navigatie, mapping, procesinformatie over het beheer is meteen geregeld. Voorbeelddocument kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project volgens het aanwezige beoordelings- en autorisatiemechanisme aan de eigen situatie worden aangepast. Het vereiste risicomanagement proces is ook meteen geimplementeerd. 
  Het 'dedicated' managementsysteem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.

Het zal duidelijk zijn dat de vaste prijs adviseur kiest voor het laatste. Het is een kosten/baten-afweging. 

Business partners

Metaware werkt graag samen met kundige adviseurs. En een vaste prijs aanpak schuwen wij niet. Hetzelfde geldt voor onze business partners, elk kundig op hun eigen gebied. Of het nu ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, NEN 7510, VCA, PREZO, HKZ, CO2 prestatieladder of een ander schema is.

Alles aanwezig en meer ..

Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen misschien wel nog sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'. (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....)

Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' managementsysteem:

Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...

In een digitaal kwaliteitssysteem is het voor de 'gewone gebruiker' allemaal zoveel makkelijker te vinden:

En toch kan de kwaliteitsmanager nog steeds alle documenten ook normgericht vinden (en ziet meteen dat er nog oude verwijzingen tussen zitten):