Dashboard kwaliteitssysteem: wat kan ik er mee?
Dashboard, een wezenlijk onderdeel van een kwaliteitssysteem. Om te weten of een kwaliteitssysteem werkt, zul je moeten meten en registreren. Meten is weten tenslotte. Voor een gecertificeerd (kwaliteits)managementsysteem moet de werking zo wie zo aantoonbaar zijn. Gangbare managementsysteem normen als ISO 9001 zeggen niet 'hoe'. Je kan het dus doen in losstaande documenten en spreadsheets, maar dan mis je gauw inzicht en overzicht. Dit laatste versterkt binnen de organisatie nu net de kracht van een kwaliteitssysteem. Samen processen beheersen en verbeteren. Kortom: een dashboard -of beter meerdere dashboards- binnen het kwaliteitssysteem.
Dashboard kwaliteitssysteem: flexibel en doelgroep-gericht
Op meerdere manieren en voor verschillende doelgroepen wil je binnen een kwaliteitsmanagement systeem informatie delen en uitwisseling, zoals:
- realisatie van corporate doelen gericht aan de hele organisatie
- lifecycle management van het beschreven managementsysteem, bijvoorbeeld: welke documenten aanpassen, trending documenten, te verlopen revisies, recent gewijzigde documenten, verplicht te lezen documenten
- niet blijven steken in correctieve acties, maar snel preventief werken (CAPA, 8D, 5Whys) en dan ook multidisciplinair
- inzicht hebben in de voortgang, volledigheid van audits en inspecties. Waar zitten de knelpunten en wat wordt er aan gedaan?
- een risicobehandelplan is mooi, maar klopt het met praktijk van alledaagse incidenten. Zet alles naast elkaar!
- wat is mijn rol binnen het kwaliteitssysteem: mijn meldingen, mijn (team)acties, mijn beoordelingen en autorisaties, mijn wijzigingsvoorstellen
- .....
Werken met dashboards vereist wel een zekere volwassenheid van het kwaliteitssysteem. Hieronder een aantal stadia op een rij. Welke is van toepassing?
Volwassenheidsstadia kwaliteitssysteem
Een overzicht van de belangrijkste stadia van een kwaliteitssysteem.
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
- Geintegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Tooling: Een ecosysteem: geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards 