Auditen wat is een audit

Auditen, wat is een audit, hoe auditen

Auditen. Een audit is een systematische periodieke controle die wordt verricht door een auditor. Kortweg ‘auditen’ genoemd. Het woord audit is afgeleid van een Latijnse woord "audire", wat betekent "om te horen". Audit tools maken het efficiënter.
De auditor onderzoekt op basis van vragenlijsten of checklists of de realiteit overeenkomt met de gewenste gang van zaken. Gebeurt dit door eigen medewerkers, dan is het een interne audit. Gebeurt door (onafhankelijke) externen dan is het een externe audit. Meestal is een norm (ISO 9001, 14001, 27001, NEN7510, ..) de referentie. De auditor constateert eventuele (structurele) afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijking, om vervolgens deze bevindingen aan de auditee te rapporteren. Meestal is dit de directie of bij groterere organisaties het management. De uitkomsten van een auditprocedure worden in een rapport vastgelegd.  

Er zijn verschillende soorten audits: financieel, operationeel, IT, kwaliteit, milieu, .. Alles gericht is op de opzet, bestaan en werking van informatie-, communicatie- en controle systemen.

 

Audit proces

Een audit is een activiteit waarbij de risico’s of tekortkomingen in een proces of organisatie worden geïdentificeerd. Voldoet een proces of organisatie aan het referentiekader, meestal een norm. Er wordt nagegaan in welke mate de bestaande beheersmaatregelen de risico's voldoende dekken. 
De auditor die de audit uitvoert, dient onafhankelijk zijn. Een belangrijke eis. Het is van belang dat de auditor geen processen beoordeelt waar hij zelf verantwoordelijk voor is en dus geen belang heeft bij de resultaten van de audit. De werkwijze bij een audit kan per keer verschillen.

In het algemeen bestaat het uit de volgende processtappen:

  1. Voorbereiding
    Op basis van een eerder opgesteld auditprogramma wordt voor de specifieke audit een agenda opgesteld. Wat komt aan bod en wat niet. Het managementsysteem of delen daarvan worden doorgenomen en er wordt bekeken wat de resultaten waren van de vorige audits. Zijn alle verbeteringen effectief geïmplementeerd?
     
  2. Uitvoering
    Tijdens de audit onderzoekt de auditor of de organisatie of het proces aan de eisen van een norm voldoet op basis van bewijs. De auditor verzamelt hiervoor informatie zoals documenten en registraties en beoordeelt operationele (monitoring)systemen. Daarnaast kan informatie worden verkregen door waarnemingen van de auditor en interviews met werknemers. De auditor controleert en beoordeelt de informatie. Kan worden aangetoond dat de auditee zegt wat hij doet, en dat hij doet wat je zegt?
     
  3. Rapporteren
    Alle bevindingen, afwijkingen van de norm of verbetersuggesties, worden verzameld en vastgelegd in een auditrapport. Besproken onderwerpen, aandachtspunten en tekortkomingen zijn hierin beschreven en deze worden besproken met de auditee. Ook worden corrigerende maatregelen vastgelegd. Over de feiten mag geen onduidelijkheid zijn.
     
  4. Opvolging
    Als er in het auditverslag corrigerende maatregelen zijn voorgesteld, dient de auditee deze uit te voeren. In een volgende audit, bijvoorbeeld een herhalingsaudit, kan dan worden beoordeeld of deze corrigerende maatregelen effectief zijn doorgevoerd.

Een heel specifiek proces dus. Voor de uitvoering steunen we daarom op onze business partners van meta-audit.nl
Klik hier voor hun audit vragenlijst.

 

Audit tooling

Aan de IT-kant gaan ontwikkelingen snel. Zo zijn remote audits snel de praktijk geworden, zeker voor externe audits. Ook in de audit tooling is veel mogelijk. 

Bekijk eens dit overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een digitaal managementsysteem, ingericht voor audits.
(Zet voor de aardigheid als proef dit Infoware-systeem eens in 60 seconden online ....)

Planning 
Audit frame work
  • Vooraf audits inplannen
  • Tijdige attendering
  • Inzicht en overzicht
  • Check op compleetheid normeisen
  • Toelichting normeisen
  • Voortgangsbewaking
Workflow sturing
  • Duidelijke processtappen
  • Audittrail
  • Overzicht actuele status
  • Flexibele workflow
Uitvoering
  • In te richten per audit type
  • Eén raamwerk, meerdere normen
  • Ook voor mobiele devices
  • Korte doorlooptijden
Monitoring
  • Dashboard
  • Multisite
  • Details én totaalbeeld


Voor wie nog steeds aan het ‘vechten’ is met losse documenten, lange doorlooptijden of onduidelijk voortgang .... 
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Infoware klaar, software tool voor managementsystemen. En zoek de verschillen ...

auditten audit

Infoware demo's en video

Wilt u Infoware direct zelf gebruiken, klik dan hier.

 

Klik voor een impressie op onderstaande video.

 

Demo versies:

Log automatisch in bij één van de demo systemen en ervaar hoe het werkt.

Demo - Infoware Audit