Is Google formulieren handig om audit formulieren in te maken?

Voor de registraties in een audit kunnen formulieren worden gemaakt: auditplanning of auditschema, auditprogramma, auditrapport, auditafwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het auditproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan handig. Tenslotte moet de uitvoering van een (interne) audit aantoonbaar zijn in een externe audit (zie bijvoorbeeld ISO9001:2005 norm item 9.2.2)!
Ga je dit doen in Google forms? Snel gemaakt en iedereen kan erbij. Of wil je meer, het hele proces beheersen, autorisaties en inzicht in de procesvoortgang, ... Dan is het goed om eens verder te kijken naar wat mogelijk is. Maar laten we eerst het auditproces in meer detail doornemen.

Het begint met een auditplanning of auditschema, wanneer moet welk proces of welke afdeling worden geaudit. Vaak is dit voor een periode van 3 jaren (de auditcyclus). Per audit dient een auditprogramma te worden uitgewerkt. Welke normitems dienen te worden getoetst, wie is de auditor en auditee, welke vragen kunnen worden gesteld, etc. De auditresultaten komen weer in een auditrapport. Wordt niet aan een normitem voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een auditafwijking (observatie, minor, major).  Op zo’n auditafwijking dient de auditee (degene die wordt geaudit) te reageren met een verbetervoorstel. Na goedkeuring door de auditor kan zo’n verbetervoorstel worden geïmplementeerd en is dat later weer ontwerp voor een vervolgaudit.

Zie ook: applicatie maken of kopen
 

In tabelvorm:

Verschillende personen spelen dus een rol in het auditproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen ze in actie. 

Deze workflow koppel je aan een digitaal formulier interne audit waar meerdere personen toegang toe hebben, maar ook met een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je dus een goed audit proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie.  Zonodig kan het audit proces worden uitgebreid met meerdere formulieren (vragenlijsten) of rapporten (samenvatting audit, conclusies).

[Klik op afbeelding om formulier te gebruiken. Het formulier bouwt zich op in de workflow. Resultaten in de demo-omgeving.]

Alle procesinformatie en inhoudelijke informatie over de audit is beschikbaar. De auditmanager heeft meteen overzicht met een aantal grafieken. De grafieken zijn zelf te definiëren, zodat knelpunten er meteen kunnen worden uitgelicht. Verder is de voortgang simpel te bewaken.

Waar hebben we de meeste tekortkomingen, bij welke vestiging? Wat is de voortgang van de audits per vestiging. Zijn de tekortkomingen gelijk verdeeld over de auditors? Bij welke norm zitten de meeste knelpunten en bij welke afdeling specifiek?
​'Meten is weten', tenslotte.
 

[klik op afbeelding om naar de demo-omgeving te gaan]

Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op met Meta-audit.nl of een van onze business partners.