Verbeterdag

Of toch continue verbeteren ...

Een verbeterdag biedt een waardevol moment om met volledige aandacht stil te staan bij concrete verbeteringen binnen een organisatie. Het creëert ruimte voor reflectie en analyse, wat essentieel is om processen doelgericht te optimaliseren. Toch is een eenmalige verbeterdag op zichzelf niet voldoende, omdat duurzame vooruitgang alleen mogelijk is door een cultuur van continue verbetering. De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) vormt hiervoor de leidraad, waarbij systematische evaluatie en bijsturing centraal staan. Verbeteringen moeten voortdurend worden gemonitord en bijgestuurd op basis van actuele gegevens en ervaringen uit de praktijk. Een digitaal managementsysteem is hierin onmisbaar, omdat het helpt om processen inzichtelijk te maken, voortgang te bewaken en gestructureerde feedback te verzamelen. Zonder een geïntegreerd systeem bestaat het risico dat verbeterinitiatieven versnipperd blijven en onvoldoende worden geborgd in de dagelijkse praktijk. Door data en inzichten centraal beschikbaar te maken, ondersteunt een digitaal platform een lerende organisatie. De kracht van continu verbeteren zit niet alleen in de initiële analyse, maar vooral in het systematisch doorvoeren en borgen van verbeteringen. Een verbeterdag kan een impuls geven, maar het is de continue cyclus die uiteindelijk leidt tot blijvende vooruitgang.

Verbeterdag overweging - de volwassenheidsstadia

Op hoofdlijnen zijn de stadia van de verbetering van een managementsysteem in een aantal stappen te beschrijven:

Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
Geintegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards

Verbeterdag overweging - stappenplan

Op hoofdlijnen zijn de volgende stappen bij continue verbeteren te onderscheiden:

Huidige situatie analyseren ('ist' - situatie)
Bij procesverbetering software is het belangrijk om eerst de huidige situatie te analyseren, omdat zonder een duidelijk inzicht in bestaande processen het onmogelijk is om gerichte verbeteringen door te voeren. Een procesplaat in de vorm van een stroomschema helpt om knelpunten, inefficiënties en overbodige stappen visueel in kaart te brengen, waardoor gerichte optimalisaties gemakkelijker te identificeren zijn. Door eerst een gedetailleerd overzicht te creëren, kunnen organisaties goed onderbouwde beslissingen nemen en voorkomen dat verbeterinitiatieven leiden tot nieuwe inefficiënties.
Tooling: Software om stroomschema's te maken
Doelen en beleid bepalen
Zodra de huidige situatie met een procesplaat is vastgelegd, is de volgende stap om duidelijke doelen en beleid te formuleren die richting geven aan de verbeteringen. Dit helpt om focus te behouden en ervoor te zorgen dat alle procesaanpassingen bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Door concrete meetbare doelen te stellen en beleid af te stemmen op efficiëntere werkwijzen, wordt procesverbetering software doelgericht en duurzaam geïmplementeerd.
Tooling: Een documentmanagement systeem om documenten te creëren, te beoordelen, goed te keuren en te publiceren
Oorzaak problemen analyseren
Het identificeren van de oorzaak van problemen binnen een stappenplan voor procesverbetering is cruciaal om herhaling te voorkomen en duurzame verbeteringen door te voeren. Zonder een grondige analyse van de kernoorzaak worden slechts symptomen aangepakt, wat kan leiden tot tijdelijke of ineffectieve oplossingen. Door de werkelijke oorzaak te begrijpen, kunnen gerichte maatregelen worden genomen die de efficiëntie verhogen en de algehele kwaliteit van het proces verbeteren.
Tooling: klachtenmanagement, 8D methode voor probleemanalyse
Oplossingen bedenken en selecteren
Na het vaststellen van de oorzaak is het essentieel om mogelijke oplossingen te bedenken, omdat alleen door gerichte actie het probleem effectief kan worden opgelost. Het evalueren en selecteren van de beste oplossing zorgt ervoor dat de gekozen maatregel niet alleen de kern van het probleem aanpakt, maar ook haalbaar en efficiënt is binnen de bestaande processen. Door deze systematische aanpak wordt voorkomen dat er willekeurige of ineffectieve aanpassingen worden doorgevoerd, wat leidt tot duurzame verbeteringen.
Tooling: Incident --> problem management, kanban bord
Implementatie van verbeteringen
Wanneer de beste oplossing is geselecteerd, moet deze zorgvuldig worden geïmplementeerd om de procesverbetering daadwerkelijk te realiseren. Tijdens de implementatie is het belangrijk om rekening te houden met haalbaarheid, draagvlak binnen de organisatie en mogelijke weerstand tegen verandering. Daarnaast is een duidelijke planning en monitoring essentieel om te zorgen dat de oplossing effectief wordt toegepast en de gewenste resultaten oplevert.
Tooling: verbetermanagement, kanban bord
Meten en monitoren van verbeteringen
Na de implementatie van de procesverbetering is het essentieel om de resultaten te meten of te monitoren om te beoordelen of de beoogde verbeteringen daadwerkelijk worden behaald. Dit zorgt ervoor dat eventuele knelpunten tijdig worden gesignaleerd en bijgestuurd, waardoor de effectiviteit van de oplossing gewaarborgd blijft. Zonder deze evaluatie bestaat het risico dat inefficiënte of ongewenste veranderingen onopgemerkt blijven, wat de kwaliteit en continuïteit van het proces kan ondermijnen.
Tooling: operational excellence, dashboards
Continue verbeteren en borgen in de organisatie
Na het meten van de resultaten is het belangrijk om procesverbetering te borgen en een cultuur van continue verbetering te stimuleren, zodat optimalisaties blijvend effect hebben. Door de principes van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) toe te passen, kan de organisatie blijven leren en verbeteren op basis van data en ervaringen. Dit zorgt ervoor dat verbeteringen niet alleen eenmalig worden doorgevoerd, maar structureel worden geïntegreerd in de werkwijze, waardoor het proces zich voortdurend aanpast en optimaliseert.
Tooling: dashboards, PDCA-cyclus

Start nu je gratis proefperiode

Wij hebben geen 'glimmende folders'. Ga meteen zelf achter de knoppen zitten en ervaar het gemak, overzicht en de productiviteitsverbetering.
Wij helpen je online en verrijken je met de ervaring en 'best practices' van andere gebruikers.

Start Nu