Voorbeeld management review (digitale werkwijze)
Een management review bijvoorbeeld in het kader van ISO 9001 begint met een grondige voorbereiding, waarbij de datum, agenda en benodigde deelnemers worden vastgesteld. Het voorbereidingsproces omvat het verzamelen van relevante gegevens, zoals de resultaten van interne en externe audits, klantfeedback, en prestatie-indicatoren van processen. Deze informatie wordt vóór de review verspreid onder de deelnemers om hen de gelegenheid te geven zich goed voor te bereiden.
Tijdens de uitvoering van de review start de vergadering met een introductie van de doelstellingen en de agenda. De bespreking richt zich vervolgens op de verplichte inputs, zoals auditresultaten en klanttevredenheid, waarbij ook de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) wordt beoordeeld. De status van eerdere verbeteracties en de uitvoering van corrigerende maatregelen worden geëvalueerd, evenals eventuele wijzigingen in de organisatiecontext die impact kunnen hebben op het KMS. Dit omvat zowel interne als externe factoren.
De review omvat ook een evaluatie van de geschiktheid van middelen om ervoor te zorgen dat het KMS effectief blijft functioneren. Hierbij wordt gekeken of er aanpassingen in middelen nodig zijn, zoals training, personeelsinzet of infrastructuur. Verder worden risico’s en kansen beoordeeld om te zien of er nieuwe strategische of operationele overwegingen zijn die het systeem kunnen beïnvloeden.
Na het bespreken van de verbeterpunten en veranderingen, maakt de organisatie besluiten over noodzakelijke acties. Dit kan het invoeren van nieuwe processen, aanpassingen in beleid of andere verbeterinitiatieven inhouden. Specifieke acties worden toegewezen aan verantwoordelijke personen of teams, met vastgelegde deadlines.
Het verslag van de management review wordt gedocumenteerd om de bevindingen, conclusies en toegewezen acties vast te leggen. Dit rapport wordt gedeeld met relevante belanghebbenden om transparantie en betrokkenheid te waarborgen. Ten slotte volgt de organisatie de voortgang van de uitgezette acties op en beoordeelt deze tijdens de volgende review om de effectiviteit van de implementaties te evalueren en voortdurende verbeteringen te bevorderen.
[Klik hier voor een toelichting. Klik op de afbeelding voor het formulier.]