Software kwaliteitsbeheer

De keuze. De keuze van software voor kwaliteitsbeheer is in belangrijke mate afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de organisatie. Is de organisatie al jaren bekend met kwaliteitsbeheer en gaat het om state-of-the-art software of komt de organisatie net kijken op het gebied van kwaliteitsbeheer. Een belangrijke vervolgvoorwaarde is daarnaast een juiste beoordeling wat de organisatie nodig heeft en dit vervolgens op juiste manier implementeren. Genoeg goede software applicaties voor kwaliteitsbeheer zijn in een later stadium 'afgeschoten' omdat de implementatie rammelde of omdat de gebruikers vonden de software (voor hun) niet goed werkte.

We bespreken een aantal element die de grondslag vormen voor een goede keuze (en implementatie!) van software voor kwaliteitsbeheer.

Kwaliteitsbeheer, de basis

In de internationale norm ISO 9001 is beschreven hoe de basis van een managementsysteem voor kwaliteitsbeheer er uit moet zien. Wezenlijke elementen zijn in zo'n managementsysteem voor kwaliteitsbeheer zijn:

• een PDCA - Plan-Do-Check-Act cyclus
• vanuit de context van je organisatie doelen, eisen en beleid vaststellen
• het beleid ten uitvoer brengen en beoordelen of je aan de gestelde eisen voldoet
• een geïntegreerd risicomanagement proces
• planmatig werken en op beheerste manier wijzigingen doorvoeren
• evaluatietechnieken als interne audits en directiebeoordeling
• steeds verbeteren

De te kiezen software dient dit zeker te ondersteunen.

Kwaliteitsbeheer, de volwassenheidsstadia

Op hoofdlijnen zijn de stadia van een 'handboek' naar een managementsysteem in een aantal stappen te beschrijven:

1. Ad hoc
   Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
   Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
    
2. Reactief
   Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
   Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
    
3. Gemanaged
   Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld. 
   Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
    
4. Proactief
   Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen. 
   Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
    
5. Geintegreerd en geoptimaliseerd.
   Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken. 
   Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards
    
   

Invalshoeken implementatieplan, inventarisatie

Bij de implementatie spelen verschillende facetten. We hebben dit gecombineerd tot de volgende 4-tal invalshoeken:

• Functioneel
  Wat wil de organisatie eigenlijk? Een compleet platform (documenten, formulieren, meldingen, nieuws, risicomanagement, ..) of simpel beginnen met documentbeheer en later uitbouwen.
   
• Technisch
  Hoe ziet de IT-infra structuur eruit en wat is het gewenste informatiebeveiligingsniveau. Is gebruikersmanagement en Single Sign On nodig? Hoe is het gebruik van mobile devices?
   
• Organisatorisch
  Is het voor de hele organisatie met decentrale verantwoordelijkheden of alleen het 'feestje' van de kwaliteitsmanager? Zijn er meerder locaties betrokken, is er sprake van ketenintegratie?
   
• Conversie aspecten
  Wat is het vertrekpunt, een bestaand kwaliteitssysteem dat (deels) moet worden overgezet? Of volledig nieuw, de introductie van het managementsysteem voor kwaliteitsbeheer is meteen een hefboom tot een grote verandering.
   

Stappenplan implementatie

Gedurende het project heb je een aantal stappen. Tegenwoordig is een agile werkwijze veelgebruikt. In de basis gebeurt dit in de volgende stappen:

• te doen
• in uitvoering
• ter beoordeling
• afgerond

Alle acties of user stories doorlopen deze stappen. Vaak gebruiken we in samenwerking met de nieuwe gebruikers een Agile-tool ter ondersteuning.
 

Voorbeeld implementatieplan

Ook al zet je kwaliteitssysteem als cloudoplossing in 60 sekonden klaar, stapsgewijs toewerken naar de live gang binnen de eigen organisatie vereist de noodzakelijke aandacht. Hieronder een link naar een voorbeeld basisopzet van ons implementatieplan.