Kwaliteitssysteem in Sharepoint of toch anders
Sharepoint, waar kom je het tegen. De meeste kwaliteitssystemen zijn (van ouds her) beschreven in één of meerdere Microsoft Word documenten. En dan de bijbehorende formulieren in Word of Excel. Je had al toch Microsoft licenties en Sharepoint kwam (bijna) als vanzelf de organisatie binnen. Sharepoint werd -simpel gezegd- de grote verzamelbak van alle documenten.
Nu vele jaren zit de verzamelbak overvol .. Samenhang tussen documenten is lastig, wat is actueel en wat verouderd. Zoeken van een document levert verschillende versies op en je wil alleen de laatste versie ....
Kan het ook anders? Daarom eerst een overzicht van de verschillende manieren zoals een kwaliteitssysteem kan worden opgezet.
Zie ook: applicatie maken of kopen
Kwaliteitssysteem - typen
Op hoofdlijnen zijn er 5 typen (digitale) kwaliteitssystemen:
- Alles in Word, Excel of Visio
Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
- Pdf's in de cloud
Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
- Sharepoint, Teams
De Microsoft-oplossingen, die meteen 'gratis' beschikbaar zijn. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint kan heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
- Wiki-omgeving, intranet
Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
- 'Dedicated' kwaliteitssysteem
Met een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, mapping, procesinformatie over het beheer is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocument kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project volgens het aanwezige beoordelings- en autorisatiemechanisme aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' managementsysteem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.
Het is een kosten/baten-afweging, maar een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware kan snel uit. (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....)
Business partners
Metaware werkt graag samen met kundige adviseurs. Wij leveren de kwaliteitsmanagement tools en onze business partners hebben de inhoudelijke kennis, elk kundig op hun eigen gebied.
Alles aanwezig en meer ..
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen snel. Een O365-omgeving inclusief Sharepoint staat er snel, meteen uit de cloud. Alle Word-documenten en Excel-spreadsheets zijn zo in Sharepoint gezet. En na een paar jaar zijn dat er heel veel .... Dan komt de uitdaging: het overzicht. Bekijk eens een 'dedicated systeem' met een structuur gericht op kwaliteitsmanagement, het Metaware concept.
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' kwaliteitsmanagementsysteem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definieren
|
| Borging vs registratie |
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
In een digitaal kwaliteitssysteem is het voor de 'gewone gebruiker' allemaal zoveel makkelijker te vinden:
En toch kan de kwaliteitsmanager nog steeds alle documenten ook normgericht vinden (en ziet meteen dat er nog oude verwijzingen tussen zitten):
