Voorbeeld KAM systeem
Een goed KAM systeem laat zien hoe kwaliteit, arbeidsveiligheid en milieubeheer effectief binnen één organisatie kunnen worden samengebracht. Het biedt bedrijven een duidelijke structuur om processen beheersbaar en inzichtelijk te maken. Medewerkers weten hierdoor precies welke werkwijzen en verantwoordelijkheden bij hun functie horen. Dat zorgt voor minder fouten, betere samenwerking en hogere klanttevredenheid. Organisaties die hun processen goed vastleggen, werken doorgaans efficiënter en professioneler. Daarnaast helpt een goede inrichting bij het voldoen aan wettelijke verplichtingen en branche-eisen.
Een voorbeeld KAM systeem geeft direct inzicht in de documenten, procedures en registraties die hiervoor nodig zijn. Hierdoor hoeft een bedrijf niet vanaf nul te beginnen en kan veel tijd worden bespaard. Ook tijdens audits en certificeringstrajecten biedt een gestructureerde aanpak belangrijke voordelen.
Risico's worden sneller gesignaleerd, waardoor problemen vaak kunnen worden voorkomen voordat ze ontstaan. Dat leidt tot een veiligere werkomgeving en een betere beheersing van bedrijfsrisico's. Tegelijkertijd ontstaat meer aandacht voor duurzaamheid en verantwoord ondernemen.
Klanten en opdrachtgevers waarderen bedrijven die hun zaken aantoonbaar goed georganiseerd hebben.
Een Voorbeeld KAM systeem maakt daarom een snelle start mogelijk. Alles is wel afhankelijk van de startpositie van de organisatie, of wel het volwassenheidsstadium.
Maar bedenk, met de juiste aanpak versterkt een organisatie haar concurrentiepositie en bouwt zij aan langdurig zakelijk succes.
Hieronder een overzicht welke stadia bij een KAM systeem te onderscheiden zijn en als laatste natuurlijk enkele voorbeelden van software kwaliteitssysteem volgens het Metaware concept.
KAM systeem - de volwassenheidsstadia
Op hoofdlijnen zijn de volgende volwassenheidsstadia in een KAM systeem te onderscheiden:
- Ad hoc
Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
- Reactief
Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
- Gemanaged
Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld.
- Proactief
Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen.
- Geïntegreerd en geoptimaliseerd.
Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken.
Procedurehandboek - wat is allemaal mogelijk
Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen misschien wel nog sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal KAM systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'.
Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een volwassen KAM systeem:
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzichten per functie, proces, norm-item, ..
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
- Workflowprocessen voor beoordeling, autorisatie, wijziging
- Zelf te definiëren workflow indien nodig
- Leesbevestiging als registratie belangrijk is (bv veiligheidsinstructies)
- Kwaliteitskalender om activiteiten te structuren
|
| Integratie |
- Samenbrengen 'zeg wat je doet' en 'doe wat je zegt'
- Documentatie en registratie in een
- Eén platform als toegang, maar gekoppeld met andere omgevingen
- Toegang vanaf verschillende devices: desktop, tablet, mobiel
|
| Uitbreidbaar |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Weten waar naar wordt gekeken
- Zwakheden registreren en specifiek monitoren
|
| Keten / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden onze cloudoplossing klaar, softwaretool voor managementsystemen: documentatie, risico-analyse, meldingen, audits, leveranciersbeoordelingen, ... En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...
Meteen in actie? Met onze collega's van Meta-audit.nl leveren we bij één jaarabonnement van het KAM systeem (min. Proware + Infoware Brons) certificeerbare voorbeeld documentatie (ISO9001/27001/NEN7510) erbij.
