CAPA software

Eerst de gouden regels dan de software ..

Uit het kenniscentrum van Metaware.
Zoekwoorden: capa software, capa systeem, correctieve en preventieve acties, klachtenmanagement, gouden regels, software, capa opvolging, digitale klachtenafhandeling, klachtenregistratiesysteem, klachten, afwijkingen, klachtensysteem, workflow, online
 

CAPA software

CAPA software ondersteunt organisaties bij het systematisch oplossen en voorkomen van kwaliteitsproblemen en afwijkingen. CAPA software stroomlijnt het vastleggen, analyseren en opvolgen van corrigerende en preventieve acties, wat leidt tot verhoogde efficiëntie en traceerbaarheid. Door geautomatiseerde workflows en rapportages worden knelpunten sneller zichtbaar en adequaat aangepakt. Hierdoor verbetert CAPA software de naleving van normen en regelgeving, en neemt de algehele product- en proceskwaliteit toe.

De eerste stap is het CAPA - Correctieve Actie en Preventieve Actie - management proces zelf te verbeteren. Voor een succesvolle CAPA software zijn de volgende 10 gouden regels een 'must':

1. Elke klacht is een verbetermoment
   Als klanten komen met klachten hebben ze daar een reden voor. Ze hebben iets ontdekt wat niet goed gaat. Gebruik dit als aanknopingspunt om tot verbeteringen te komen van de eigen dienstverlening of eigen producten. Het is een gratis aangeleverd verbetermoment !
    
2. CAPA management betekent: geen drempels in het CAPA systeem
   Klanten die klagen zijn een kans om ze aan je te binden en zo langer te houden. Eigenlijk moeten klanten worden aangemoedigd om te klagen .. Maak het ze makkelijk door snel en eenvoudig een klacht in te dienen, bijvoorbeeld met een digitaal capaformulier. En zorg natuurlijk voor een directe en snelle terugkoppelen. Laat weten dat je een capa managementsysteem hebt.
    
3. CAPA management, een duidelijk proces 
   CAPA management dient een duidelijk, bekend en ingericht proces te zijn. Opgezet vanuit perspectief van de klant. De spelers in dit proces moeten hun taken kennen en tijdig worden geinformeerd als een klacht speelt, bijvoorbeeld door een automatische notificatie.
    
4. Hoe meer CAPA's hoe beter
   Meer CAPA's geeft een beter beeld op welke punten de organisatie kan worden verbeterd. Meer informatie geeft een betrouwbaarder beeld, zeker als deze gestructureerd is vastgelegd. Oorzaakanalyses kunnen beter worden uitgevoerd.
   Maak het de klant makkelijker om te klagen, spoor dit zelfs aan!
    
5. CAPA's zijn een klantenband
   Omgaan met CAPA's is omgaan met klanten. Zorg voor duidelijkheid in het omgaan met klachten. Veranker het in je kwaliteitsbeleid, duidelijke uitgangspunten, waarden en principes.
    
6. Leiderschap management
   Management dient het belang van CAPA's in alle opzichten te ondersteunen. Ze moeten mensen en middelen beschikbaar stellen. Zonder goed leiderschap geen klant- en klachtgerichtheid.
    
7. CAPA management systeem, de drive om ..
   CAPA management moet in de bedrijfscultuur zijn ingebed: de drive om te willen verbeteren. Doelen stellen, en elk jaar de lat weer hoger .. Naar elkaar luisteren en positief open staan voor kritiek hoort daarbij.
    
8. Eerst de klant, dan de klacht. 
   Zorg dat de klant eerst geholpen wordt, al dan niet met een tijdelijke oplossing. Ga daarna verder kijken hoe herhaling kan worden voorkomen. Zeker de 1e lijns medewerkers moeten daarop zijn ingesteld. Het is een investering in kennis van de medewerkers, maar uiteindelijk een besparing op de kosten.
    
9. Zowel interne als externe CAPA's
   Ook eigen medewerkers kunnen CAPA's indienen. Behandel deze op dezelfde manier in het capa management systeem. Het moet ook passen binnen de eigen bedrijfscultuur.
    
10. Beloon en waardeer klachtbehandelaars 
    De medewerkers die de CAPA's succesvol afhandelen, zijn waardevol. Beloon en waardeer ze. Ook deze investering verdient zich terug!

Na de regels de software.
Deze korte video toont het gebruik van het CAPA of klachtenmanagement systeem Improware als cloudoplossing voor de online afhandeling van CAPA's, klachten en afwijkingen. 
Bekijk voor een uitgebreide uitleg onze productpagina van Improware, de demo-omgeving van Improware of probeer het NU (in 60 seconden ..).
En pas dan meteen de gouden regels toe ...