ISMS software vergelijken

Een Information Security Management System (ISMS) helpt organisaties om informatiebeveiliging gestructureerd en aantoonbaar op orde te krijgen. Het nut van een ISMS zit in het continu identificeren van risico’s, het beheersen van maatregelen en het voldoen aan wet- en regelgeving zoals ISO 27001. Een ISMS software tool maakt dit proces efficiënter door workflows te automatiseren en inzichtelijk te maken waar verbeteringen nodig zijn. Door rapportages en dashboards helpt de software ook bij het aantonen van compliance richting auditors en stakeholders. Het is echter essentieel om bij ISMS software vergelijken te kijken naar de volwassenheid van het eigen ISMS. Voor organisaties die net starten kan een eenvoudigere tool voldoende zijn, terwijl meer volwassen organisaties baat hebben bij diepgaande integraties en uitgebreide functionaliteiten. Een ISMS is immers nooit statisch, maar vraagt om continue verbetering en herziening van processen. Daarom is het verstandig om niet alleen de functies, maar ook de mate van ondersteuning en gebruiksgemak mee te wegen bij ISMS software vergelijken. Verder kan de juiste software bijdragen aan een cultuur van bewustzijn en verantwoordelijkheid rond informatiebeveiliging. Uiteindelijk zorgt zorgvuldig ISMS software vergelijken ervoor dat de gekozen oplossing aansluit bij de strategie en groeifase van de organisatie.
 

ISMS software vergelijken - 'fit for purpose'

Op hoofdlijnen zijn er 5 methoden voor een ISMS:

• Alles in Word, Excel of Visio 
  Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
   
• Pdf's in de cloud
  Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
   
• Sharepoint, Teams
  De Microsoft-oplossing, die meteen 'gratis' beschikbaar is. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint en Teams kunnen heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces, praktische overzichten), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
   
• Wiki-omgeving, intranet
  Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
   
• 'Dedicated' kwaliteitssysteem
  Met een 'dedicated'  ISMS als het Metaware managementsysteem haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, registratie, procesinformatie, compliance is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocumenten en -registraties kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' managementsysteem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.

Het is een kosten/baten-afweging, maar 'dedicated' kwaliteitssoftware als het Metaware managementsysteem kan snel uit.  (Zet voor de aardigheid als proef dit Management-systeem eens in 60 seconden online ....)

Business partners

Metaware werkt graag samen met kundige adviseurs. Wij leveren de tools en onze business partner meta-audit.nl heeft de inhoudelijke kennis, elk kundig op hun eigen gebied. Of het nu ISO 27001, NEN 7510, BIO of een ander schema is.....

Alles aanwezig en meer ..

Aan de IT-kant gaan de ontwikkelingen veel sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'.

Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' managementsysteem:

ISMS software - de volwassenheidsstadia

Check eerst wat je wil met je managementsysteem. Eerst alleen de documentatie, voor alleen één ISO-schema? Of toch meer omvattend, het beschreven managementsysteem én de registraties voor een totaalplaatje. Het hangt af van het gewenst volwassenheidsniveau.

Op hoofdlijnen zijn de stadia van een managementsysteem, zoals een ISMS, in een aantal stappen te beschrijven:

1. Ad hoc
   Het begrip van kwaliteitsmanagement is beperkt. De kwaliteitsbeheersing van processen is gefragmenteerd en problemen worden op brede schaal genegeerd. Op kwaliteitsgebied is veel onwetendheid en er heerst een geloof dat alles goed is. Formeel zijn er geen verantwoordelijkheden en verantwoording wordt niet afgelegd. Documentatie van processen en werkwijzen is beperkt en vaak verouderd. Communicatie per mail en toegang tot kwaliteitsdata en -documentatie is moeizaam.
   Tooling: Dit stadium zijn we al gepasseerd.
    
2. Reactief
   Naast de kwaliteitsmanager zijn slechts een beperkt aantal mensen betrokken bij kwaliteitsmanagement. Kwaliteitsgegevens worden beperkt verzameld, meestal in afzonderlijke spreadsheets. Gebruikers wachten tot problemen zich voordoen en reageren dan pas. Belangrijke kwaliteitsproblemen worden vastgelegd, maar nog onvoldoende geanalyseerd om herhaling te voorkomen. Van integratie is nog geen sprake.
   Tooling: Een simpel kwaliteitssysteem voor een beperkt aantal mensen
    
3. Gemanaged
   Kwaliteitsmanagement is binnen de gehele organisatie van belang, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. Audits en controles worden regelmatig uitgevoerd. KPI's zijn ingevoerd en daar wordt op gestuurd. Eigenaarschap en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld. 
   Tooling: Versiebeheer actief, revisie uitgerold, navigatiestructuren, auditsystematiek, registratie, checklist ISO9001
    
4. Proactief
   Kwaliteitsdata zijn organisatie-breed beschikbaar en toegankelijk. Werkwijzen zijn actueel en op een praktische manier vastgelegd en ook weer organisatie-breed toegankelijk. Problemen zijn herkend en worden geanalyseerd. Acties worden vastgesteld en uitgevoerd om herhaling te voorkomen. 
   Tooling: Monitoring gebruik managementsysteem, rapportages; incident – > problem, 5W’s / 8D, risico-proces, diverse workflows voor checklisten, beoordelingen, goedkeuringen
    
5. Geintegreerd en geoptimaliseerd.
   Kwaliteitsmanagement is een speerpunt en een waarde binnen de organisatie. Een volledige procesintegratie ondersteund proactieve, risico-gebaseerde kwaliteitsbeslissingen. Kwaliteitsdata worden onderling gecorreleerd, zonodig met kunstmatige intelligentie. Samenwerking is de sleutel tot succes om positieve bedrijfs- en klantresultaten te bewerken. 
   Tooling: Geintegreerde omgeving, kennisbank, risico-analyse op relevante plaatsen/activiteiten, risico-caroussel, kwaliteitskalender, FOBO - analyses, dashboards 

ISMS software in uitvoering

De Metaware managementsystemen (met 'Lego bouwstenen' als Proware, Improware en Infoware) functioneren op één platform, als bouwstenen met een onderlinge samenhang. Het (verplichte) beschreven managementsysteem naast alle registraties en andere prestatiemetingen. De systemen kunnen meermalen worden ingezet voor verschillende aandachtsgebieden.

Weten wat onze managementsystemen kunnen?
Zet voor de aardigheid als proef in 60 seconden ons platform klaar, softwaretool voor managementsystemen: documentatie, risico-analyse, klachten, probleemmeldingen, audits, leveranciersmanagement, ... of zelfs een geïntegreerd workflowgestuurd control framework. 
En zoek de verschillen met je huidige werkwijze ...